Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.
Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt,
im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften.
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein,
für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Nach den Vorschriften des Steuerrechts (Abgabenordnung) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung
von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind.
Mit ''anderen Gesetzen'' ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen,
die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.
Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten
bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen.
Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 500.000 Euro, die Gewinngrenze bei 50.000 Euro.
Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle.
Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen.
Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, müssen die dazugehörigen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden.
Je nach Art des Geschäftsvorfalls sind davon vor allem folgende Belege betroffen:
Rechnungen bzw. Rechnungskopien, Lieferscheine, Auftragszettel, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen,
Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Wechsel, Schecks,
Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten,
Reisekostenabrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Kommissionslisten, Konnossemente,
Werkstattabrechnungen, Ursprungsbelege (Preislisten, Kontrollzettel), Saldenlisten oder Saldenbestätigungen,
Zinsrechnungen, Belastungs- und Gutschriftsnoten, Aktennotizen, Protokolle, Prüfungsberichte
und Eigenbelege, selbst wenn diese nur als Unterlage für eine Stornobuchung dienen.
Außerdem sind vor allem folgende Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Unterlagen die nur 6 Jahre aufbewahrt werden müssen:
empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Digitale Aufbewahrung
Um Platz zu sparen, dürfen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, mit Ausnahme der Jahresabschlüsse
und der Eröffnungsbilanz, auf Datenträgern gespeichert werden (für bestimmte Zolldokumente gelten Sonderregelungen).
Auch in diesem Fall muss sichergestellt sein, dass die Daten tatsächlich zehn bzw. sechs Jahre lesbar sind.
Außerdem müssen auf Datenträgern gespeicherte empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege
bildlich sowie die anderen Unterlagen inhaltlich mit den Originalen übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
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