Merkblatt zur Besteuerung von Firmenwagen

Bei der steuerlichen Behandlung von Geschäfts- beziehungsweise Firmenwagen

sind verschiedene Konstellationen zu unterscheiden...

Publikation öffnen

Die Besteuerung von Firmenwagen Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen Nutzung von Firmen-Pkw aus Arbeitnehmersicht Privatfahrten eines Arbeitnehmers mit dem Geschäftswagen Lohnsteuerpauschalierung bei unentgeltlicher Nutzung eines Firmenwagens für Arbeitswegfahrten Zahlung eines Nutzungsentgelts durch den Arbeitnehmer für Privatfahrten Überlassung eines Firmen-Pkws mit Fahrer Nutzung von Firmen-Pkw aus Unternehmersicht Bei der steuerlichen Behandlung von Geschäfts- beziehungsweise Firmenwagen sind verschiedene Konstellationen zu unterscheiden: Einerseits handelt es sich um die betriebliche Nutzung von privaten Personenkraftwagen (Pkw) des Unternehmers oder des Arbeitnehmers (vergleiche unter 1.). Hier kann der Unternehmer - abhängig vom Anteil der betrieblichen Nutzung an der Gesamtnutzung des Pkws - dem Unternehmen einen Kilometersatz von 0,30 Euro für betrieblich veranlasste Fahrten in Rechnung stellen. Der Arbeitnehmer kann sich die Kosten für die betriebsbedingte Nutzung seines Pkws mit 0,30 Euro je betrieblich gefahrenen Kilometer lohnsteuerfrei vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder als Werbungskosten bei der Einkommensteuer geltend machen. Andererseits handelt es sich um die steuerliche Behandlung von Fragen im Zusammenhang mit der privaten Nutzung von firmeneigenen Geschäftswagen beziehungsweise Dienstwagen (aus Sicht des Pkw-Nutzers, vergleiche unter 2., aus Unternehmenssicht vergleiche unter 3.). Hier ist zunächst der Anteil der privaten Nutzung an der Gesamtnutzung zu ermitteln und dann der Teil der Privatnutzung steuerlich zu berücksichtigen. Wird ein Geschäftswagen ausschließlich betrieblich genutzt, so sind sämtliche dadurch veranlasste Kosten Betriebsausgaben und grundsätzlich auch steuerlich abzusetzen. Wenn Unternehmer ihren Geschäftswagen auch privat nutzen, müssen sie den privat genutzten Teil des Wagens als Entnahme wie Einkommen versteuern. Wird der Geschäftswagen vom Arbeitnehmer privat genutzt, so gehört diese Nutzung zu den einkommensteuerpflichtigen geldwerten Vorteilen. Die Berechnung des privaten Nutzungsanteils kann in beiden Fällen entweder pauschal nach der 1-Prozent-Methode oder anhand eines Fahrtenbuchs erfolgen. Achtung: Mit der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 9. Dezember 2008 zur Entfernungspauschale (2 BvL 1/07) fällt wieder die gesetzliche Einschränkung weg, nach der zuletzt ab dem Veranlagungszeitraum 2007 eine Entfernungspauschale erst ab dem 21. Entfernungskilometer geltend gemacht werden kann. Der Wegfall der bisherigen Einschränkung hat unmittelbar auch Auswirkungen auf die Firmenwagenbesteuerung. Eine pauschale Besteuerung des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist danach wieder für die ersten 20 km zulässig. Auf Einzelheiten wird in den nachfolgenden Kapiteln eingegangen. Werden Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen des Arbeitnehmers oder des Unternehmers durchgeführt, so sind sämtliche Aufwendungen für den Pkw Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Die Finanzverwaltung erkennt für Geschäftsfahrten von selbständig Tätigen und Arbeitnehmern entweder die tatsächlichen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweise einen Betrag von 0,30 Euro für den gefahrenen Kilometer an. Beim Privatwagen eines Arbeitnehmers entstehen anrechenbare Werbungskosten jedoch nur insoweit, als der Arbeitgeber keinen Kostenersatz gewährt. Ein Kostenersatz durch den Arbeitgeber ist gemäß § 3 Nr. 13 oder Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Wird kein (voller) Kostenersatz seitens des Arbeitgebers gewährt, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen Erstattung und tatsächlichen Kosten beim Finanzamt geltend machen. Dazu hat er die Mehraufwendungen durch lückenlose Belege nachzuweisen. Durch die Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom 9. Dezember 2008 können Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (rückwirkend) ab dem Veranlagungszeitraum wie Werbungskosten mit 0,30 Euro / km ab dem ersten Entfernungskilometer geltend gemacht werden. Sie werden unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel mit der so genannten Entfernungspauschale abgegolten. Der pauschale Ansatz der Fahrtkosten wird grundsätzlich auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Ergibt sich bei der Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw durch die Entfernungspauschale ein Werbungskostenbeitrag von mehr als 4.500 Euro, so muss der Arbeitnehmer nachweisen oder glaubhaft machen, dass er den Pkw tatsächlich genutzt hat. Diese Benutzung eines eigenen Pkw hat der Arbeitnehmer dem Finanzamt gegebenenfalls durch Tankrechnungen, Inspektionsrechnungen und so weiter nachzuweisen. Nicht nachweisen muss der Arbeitnehmer seine tatsächlichen Kraftwagenkosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte, denn für diese gilt stets die Pauschale von 0,30 Euro pro vollen Entfernungskilometer. Arbeitnehmer können die voraussichtlichen Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis zum Höchstbetrag auch als Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Nicht mit der Entfernungspauschale abgegolten sind Unfallkosten auf der Fahrt zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte. Diese können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für die Einkommensteuer stellt die private Nutzung eines Geschäftswagens eine Sachzuwendung dar, die beim Arbeitnehmer der Lohnsteuer zu unterwerfen ist. Bei der unentgeltlichen Überlassung des Wagens zur privaten Nutzung ist der darin liegende Sachbezug als geldwerter Vorteil bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils sind nur die folgenden Methoden (1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuchmethode) zugelassen, wobei man für jedes Kraftfahrzeug pro Kalenderjahr an das gewählte Verfahren gebunden ist. Für die Veranlagung der Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer jedoch nicht an das mit seinem Arbeitgeber für die Erhebung der Lohnsteuer vereinbarte Verfahren gebunden (vergleiche Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 IX Nr. 3 Satz 4 LStR 2011). Beachte: Mit Urteil vom 21.03.2013 (Az. VI R 31/10) hat der BFH entschieden, dass die Überlassung eines Dienstwagens an einen Arbeitnehmer zur privaten Nutzung unabhängig davon, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer den Pkw privat nutzt, einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellt. Die substantiierte Darlegung, dass der Dienstwagen tatsächlich nicht privat genutzt wird, ist für die Besteuerung des Nutzungsvorteils unerheblich. Von einer Besteuerung kann nur dann abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer zur privaten Nutzung des Dienstfahrzeuges arbeitsvertraglich nicht befugt ist. Damit ändert der BFH seine bisherige Rechtsprechung. Zur Bewertung des geldwerten Vorteils findet auch in diesem Fall die 1-Prozent-Methode Anwendung, da diese keine entsprechende tatsächliche private Nutzung des Fahrzeugs voraussetzt. Die Möglichkeit der Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode bleibt jedoch erhalten. a) 1 Prozent des Listenpreises pro Monat Der private Nutzungswert wird pauschal mit monatlich 1 Prozent des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs angesetzt. Dies gilt unabhängig davon, ob der Dienstwagen auch tatsächlich privat genutzt wurde (s.o. Rechtsprechungsänderung mit Urteil v. 21.03.2013). Der Listenpreis ist zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich der Umsatzsteuer zu ermitteln. Zum Listenpreis und zur Sonderausstattung ist die Umsatzsteuer auch dann hinzuzurechnen, wenn beim tatsächlichen Erwerb keine Umsatzsteuer angefallen ist. Maßgebend ist der Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung. Dies gilt auch bei Gebrauchtwagen! Ebenso werden die regelmäßig gewährten Händlerrabatte nicht berücksichtigt. Der BFH hat mit Urteil vom 13.12.2012 insoweit bestätigt, dass keine verfassungsrechtlichen Bedenken gegen die pauschalierende 1-Prozent-Regelung auf Grundlage des Bruttolistenpreises bestehen (Az. VI R 51/11). Der Listenpreis muss auf volle 100 Euro abgerundet werden. Geleaste oder gemietete Pkw fallen ebenfalls unter die Pauschale (vergleiche BMF-Schreiben vom 21.01.2002, IV A6-S2177/ 02, Bundessteuerblatt (BStBl), Teil I 2002, S. 148, Rz. 1). Beispiel 1: Listenpreis eines Geschäfts-Pkw, den der Arbeitnehmer auch für Privatfahrten nutzen kann 40.900 Euro Geldwerter Vorteil für Privatfahrten 1 Prozent pro Monat 409 Euro pro Monat Bei Sonderausstattungen gilt es zu differenzieren: Das Autotelefon bleibt ebenso wie der Wert eines weiteren Satzes Reifen einschließlich Felgen (Winterreifen) außer Ansatz (R 8.1 IX Nr.1 Satz 6 LStR 2011). Werksseitig installierte GPS-gestützte Navigationssysteme (siehe BFH-Urteil vom 16.02.2005, Az. VI R 37/04) wie auch alle übrigen Sonderausstattungen (zum Beispiel Navigationsgeräte, Diebstahlssicherungssysteme), die bereits von Anfang an im Pkw enthalten sind, sind mit dem Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen und nicht aus dem Gesamtlistenpreis herauszurechnen. Der nachträgliche Einbau von Zusatzausstattungen erhöht dagegen nicht die Bemessungsgrundlage der 1-Prozent-Regelung (BFH-Urteil vom 13.10.2010, VI R 12/09). Variable (transportable) Navigationsgeräte sind als eigene Wirtschaftsgüter anzusehen und führen daher bei einer Firmenwagengestellung ebenfalls nicht zu einer Erhöhung des Bruttolistenpreises. Schließlich können diese Geräte nicht einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet werden. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 14.09.2005 (VI R 37/03) zur Abgeltungswirkung der 1-Prozent-Bruttolistenpreisregelung beschlossen, dass folgende Erstattungen des Arbeitgebers nicht zu den ''Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs'' gehören und folglich auch nicht mit dem Anwenden der 1-Prozent-Bruttolistenpreisregelung abgegolten sind: Straßennutzungsgebühren (zum Beispiel private und öffentliche Parkgebühren, Mautgebühren, Straßenvignetten) Aufwendungen für den Transport des Kraftfahrzeugs (zum Beispiel Autoreisezug, Fähren) und Kosten für die ADAC-Plusmitgliedschaft inklusive ADAC-Euro-Schutzbrief. Erstattet der Arbeitgeber auch bei Firmenwagengestellung die vorgenannten Aufwendungen ganz allgemein oder anlässlich von Privatfahrten, handelt es sich im vollen Umfang um steuerpflichtigen Arbeitslohn, oder anlässlich einer beruflichen Reisetätigkeit des Arbeitnehmers (Dienstreise), handelt es sich bei der Arbeitgebererstattung um steuerfreien Ersatz von Reisenebenkosten (§ 3 Nr. 16 EStG in Verbindung mit R 9.8 III LStR 2011). Kann das Kraftfahrzeug auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden und wird die 1 Prozent-Regelung angewendet, erhöht sich der pauschale Wert des geldwerten Vorteils pro Kalendermonat für jeden Entfernungskilometer um 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises. Bemessungsgrundlage für die Entfernungspauschale ist jeder volle Kilometer (angefangene km zählen nicht, also Abrundung auf volle km) der kürzesten Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese 0,03-Prozent-Regelung findet grundsätzlich zur Ermittlung des Zuschlags zum geldwerten Vorteils Anwendung. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist im Nutzungswert pauschal berücksichtigt. Nach der Rechtsprechung des BFH (Urteil vom 22.09.2010, AZ VI R 57/09) findet die 0,03-Prozent-Regelung nur Anwendung, soweit der Arbeitnehmer den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte nutzt. Eine nur mögliche Nutzung reicht für die Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung nicht aus. Zur Ermittlung des Zuschlags für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte ist zudem eine taggenaue Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer für höchstens 180 Tage zulässig. Hierzu muss der Arbeitnehmer monatlich gegenüber dem Arbeitgeber (mit Datumsangabe) erklären, an welchen Tagen er den Dienstwagen für Fahrten zur Arbeitsstätte genutzt hat. Die bloße Angabe von Tagen reicht nicht aus. Die Erklärung ist zum Lohnkonto zu nehmen. Der Arbeitgeber allerdings ist nicht zur Einzelbewertung der Fahrten verpflichtet. Ihm bleibt es unbenommen, die bisherige 0,3-Prozent-Regelung weiterhin anzuwenden. Der Arbeitgeber muss mit dem Arbeitnehmer abstimmen, welche Methode im Kalenderjahr zur Ermittlung des geldwerten Vorteils angewandt werden soll. Die Bewertungsmethode kann im laufenden Kalenderjahr nicht gewechselt werden. Der Arbeitnehmer wiederum ist bei der Veranlagung zur Einkommenssteuer nicht an die für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Methode gebunden (BMF-Schreiben vom 01.04.2011, BStBl. I, S. 301). Wird das Kraftfahrzeug für Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, erhöht sich der pauschal angesetzte Wert für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands um 0,002 Prozent des inländischen Listenpreises für jede Fahrt, für die der Werbungskostenabzug nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 EStG ausgeschlossen ist (zum Beispiel ist ein solcher Abzug nur für eine Familienheimfahrt pro Woche zulässig). Eine doppelte Haushaltsführung haben nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 Satz 2 EStG Arbeitnehmer, die beruflich außerhalb des Ortes, an dem sie einen eigenen Hausstand unterhalten, beschäftigt sind und am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung haben. Listenpreis eines Geschäfts-Pkw, den der Arbeitnehmer auch für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (20 km) nutzen kann. 40.900 Euro Geldwerter Vorteil für Privatfahrten 1 Prozent pro Monat 409 Euro Geldwerter Vorteil für Arbeitswegfahrten 0,03 Prozent 245,40 Euro 4 von 40.900 Euro pro Monat x Entfernungskilometer 12,27 x 20 km insgesamt 654,40 Euro Beispiel 2b: Listenpreis eines Geschäfts-Pkw, den der Arbeitnehmer auch für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (20 km) nutzen kann. 40.900 Euro Geldwerter Vorteil für Privatfahrten 1 Prozent pro Monat 409 Euro Geldwerter Vorteil für Arbeitswegfahrten bei taggenauer Einzelbewertung 0,002 Prozent von 40.900 Euro für 12 Fahrten pro Monat x Entfernungskilometer 9,816 x 20 km 196,32 Euro insgesamt 605,32 Euro Abweichend von der 1-Prozent-Methode kann der private Nutzungswert erfasst werden, indem die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein zeitnah und ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen (zu den erforderlichen Angaben siehe unten). Beispiel 3: Das Fahrzeug aus Beispiel 1 hat im Jahr 2012 eine Gesamtlaufleistung von 24.000 km, davon sind 3.600 km privat. Die Gesamtaufwendungen (inklusive AfA) belaufen sich für das Fahrzeug in diesem Jahr auf 6.000 Euro. Daraus ergeben sich Gesamtkosten von 0,25 Euro pro Kilometer (6.000 Euro / 24.000 km), also Kosten von 900 Euro (0,25 Euro x 3.600 km) für die Privatnutzung in diesem Jahr. Lohnsteuerlich müssen also 900 Euro dem Jahreseinkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet werden. Bei der Fahrtenbuchmethode beinhalten die Aufwendungen sämtliche mit dem Betrieb des Pkw zusammenhängenden (fixen und variablen) Kosten (ohne Sonder-AfA). Zu diesen Aufwendungen gehört auch die jährliche Abschreibung des Fahrzeugs. Bemessungsgrundlage für die Abschreibungsermittlung ist nicht der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung. Vielmehr kommt es auf die Höhe der tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das Fahrzeug an. Dabei ist auch die Umsatzsteuer zu erfassen. Die Abschreibung, die für die Gesamtkostenberechnung maßgebend ist, ist laut Bundesfinanzhof regelmäßig entsprechend einer achtjährigen Nutzungsdauer mit einem AfA-Satz von 12,5 Prozent des Kaufpreises zu bemessen. Den Ansatz einer sechsjährigen Nutzungsdauer (AfA-Satz von 16,7 Prozent) des Fahrzeugs entsprechend der amtlichen Abschreibungstabelle zu Lasten des Arbeitnehmers - ein höherer jährlicher Abschreibungsbetrag führt schließlich zu einem höheren geldwerten Vorteil - hat das Gericht abgelehnt (BFH-Beschluss vom 29.03.2005, Az IX B 174/03). Macht ein Steuerpflichtiger eine kürzere als sechsjährige Nutzungsdauer geltend, so hat er dies entsprechend seinem Pkw-Typ und seiner durchschnittlichen Jahresfahrleistung nachzuweisen. Bei Pkw, die im Zeitpunkt der Anschaffung nicht neu gewesen sind, ist die entsprechende Restnutzungsdauer unter Berücksichtigung von Alter und Beschaffenheit zu schätzen. Nicht zu den durch das Kraftfahrzeug entstehenden Aufwendungen gehören zum Beispiel die Beiträge für einen auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellten Schutzbrief, Straßen- und Tunnelnutzungsgebühren sowie Unfallkosten. Allerdings können Unfallkosten bis 1.000 Euro als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden (vgl. zu Unfallkosten R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 12-16 LStR 2011). Für dienstliche Fahrten sind mindestens die folgenden Angaben in einem Fahrtenbuch erforderlich: - Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit - Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute - Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für private Fahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch. Auch elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich zulässig, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Einfache Excel-Tabellen reichen nicht aus. Im Zweifelsfall besprechen Sie die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs mit Ihrem Finanzamt. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen (R 8.1 IX Nr. 2 S. 5 LStR 2011). Jedoch kann auf einzelne der erforderlichen Angaben verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird (zum Beispiel sind Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen bei Handelsvertretern mit Auswärtstätigkeiten nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich). Es ist zulässig, die Privatnutzung mit dem Arbeitgeber zunächst nach der 1-Prozent -Methode abzurechnen und am Jahresende bei der Einkommensteuererklärung die tatsächlichen Aufwendungen anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs sowie von Einzelbelegen für die Besteuerung anzusetzen. Die endgültige Methodenwahl ist bei der Abgabe der Steuererklärung vom Steuerpflichtigen für das Wirtschaftsjahr bei demselben Pkw einheitlich zu treffen. Das Wahlrecht kann dagegen für jedes von mehreren gleichzeitig genutzten Pkw verschieden ausgeübt werden. 2.2 Lohnsteuerpauschalierung bei unentgeltlicher Nutzung eines Firmenwagens für Arbeitswegfahrten Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz von 15 Prozent für den privaten Nutzungswert von Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheben. Die Pauschalierung bewirkt, dass keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Durch die Wiedereinführung der Entfernungspauschale ab dem 1. Entfernungskilometer eröffnet sich die Pauschalbesteuerung für Arbeitgeberleistungen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte innerhalb der 20 km-Zone. Dabei darf der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer im Rahmen der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte mit 15 Prozent pauschal versteuern. Dabei darf unterstellt werden, dass der Pkw an 15 Tagen im Monat (180 Tagen im Jahr) zu diesen Fahrten genutzt wird. Dies gilt nicht im Falle der Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer. In diesem Falle ist die Lohnsteuerpauschalierung anhand der vom Arbeitnehmer erklärten Anzahl der Tage vorzunehmen. Bei Körperbehinderten kann der Nutzungswert in vollem Umfang pauschal versteuert werden. Falls der Betrag, bis zu dem eine Pauschalversteuerung möglich ist, den nach § 8 Absatz 2 Satz 3 und 4 EStG durch die Prozentmethode oder nach Fahrtenbuch ermittelten geldwerten Vorteil übersteigt, kann dieser geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen Überlassung des Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in vollem Umfang pauschal versteuert werden. Hinweis: Bei der Lohnsteuerpauschalierung handelt es sich um eine Kann-Vorschrift. Der Arbeitgeber darf daher auch an dem bisherigen individuellen Lohnsteuerabzug festhalten. Zahlt ein Arbeitnehmer an den Arbeitgeber für die Nutzung des Fahrzeugs zu Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und zu Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ein Entgelt, mindert dies den zu versteuernden geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers. Dabei ist unerheblich, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Kraftfahrzeugs bemessen wird (R 8.1 Absatz 9 Nr. 4 LStR 2011). Zum Begriff des Nutzungsentgelts hat das BMF mit Schreiben vom 19.04.2013 Stellung genommen, welches in allen offenen Fällen anzuwenden ist. Danach stellen nutzungsunabhängige Beträge (zum Beispiel Monatspauschalen), an den gefahrenen Kilometern ausgerichtete Beträge (zum Beispiel Kilometerpauschalen) sowie vom Arbeitnehmer übernommene Leasingraten solche Nutzungsentgelte dar, sofern diese arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart worden sind. Dagegen ist die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten (zum Beispiel Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche) durch den Arbeitnehmer kein solches Nutzungsentgelt. Dies gilt ab Juli 2013 auch dann, wenn diese Kosten zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und erst nachträglich vom Arbeitnehmer übernommen werden oder, wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet und diese erst später nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden. Dies bedeutet umgekehrt, dass in diesen Fällen bis einschließlich Juni 2013 eine Minderung des geldwerten Vorteils möglich ist. Wird der zu versteuernde geldwerte Vorteil anhand der Fahrtenbuchmethode versteuert, fließen die vom Arbeitnehmer selbstgetragenen Kraftfahrzeugkosten erst gar nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen somit auch nicht den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers. Wenn ein Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung gestellt wird, gilt gemäß Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Absatz 10 LStR 2011 folgendes: a) Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung, so ist der für diese Fahrten anhand der 1-Prozent-Methode oder der Fahrtenbuchmethode ermittelte Nutzungswert des Kraftfahrzeugs um 50 Prozent zu erhöhen. Dies gilt auch, wenn der Nutzungswert nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird und der Arbeitnehmer trotz Fahrergestellung überwiegend selbst fährt. b) Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für andere Privatfahrten ein Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung, so ist der entsprechende Nutzungswert des Kraftfahrzeugs wie folgt zu erhöhen: - um 50 Prozent, wenn der Fahrer überwiegend in Anspruch genommen wird, - um 40 Prozent, wenn der Arbeitnehmer das Kraftfahrzeug häufig selbst steuert, - um 25 Prozent, wenn der Arbeitnehmer das Kraftfahrzeug weit überwiegend selbst steuert. Die Fahrergestellung ist gegebenenfalls anhand der für den Lohnsteuer-Abzug geltenden Regeln (vergleiche R 8.1 Absatz 9 LStR 2011: 1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch) zu schätzen. 3. Nutzung von Firmen-Pkw aus Unternehmersicht 3.1 Umsatzsteuer a) Bei Nutzung durch den Unternehmer Der Unternehmer hat bei der umsatzsteuerlichen Behandlung des Vorsteuerabzugs und der Nutzung von Unternehmensfahrzeugen zwischen rein für unternehmerische Zwecke und gemischt genutzten Fahrzeugen zu unterscheiden. aa) Ausschließlich unternehmerische Nutzung Bei Fahrzeugen, die ausschließlich für unternehmerische Zwecke genutzt werden, kann der Vorsteuerabzug sowohl aus den Anschaffungskosten als auch aus den Betriebskosten des Fahrzeuges in voller Höhe in Anspruch genommen werden. ab) Gemischte Nutzung Fahrzeuge, die sowohl für unternehmerische als auch für nichtunternehmerische (private) Zwecke genutzt werden (so genannte gemischt genutzte Fahrzeuge), können - unabhängig von der ertragssteuerlichen Behandlung als Betriebs- oder Privatvermögen - dem Unternehmen zugeordnet werden. Auch bei diesen Fahrzeugen kann für die Anschaffungskosten der volle Vorsteuerabzug beansprucht werden. Voraussetzung für die Zuordnung zum Unternehmen ist, dass das Fahrzeug mindestens zu 10 Prozent für das Unternehmen genutzt wird, § 15 Absatz 1 S. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG). In Zweifelsfällen muss der Unternehmer dem Finanzamt die mindestens 10-prozentige unternehmerische Nutzung glaubhaft machen, zum Beispiel durch Aufzeichnung der Jahreskilometer des betreffenden Fahrzeugs und der unternehmerischen Fahrten (mit Fahrziel und gefahrenen Kilometern) (vergleiche BMF-Schreiben v. 27.08.2004, IV B7 S 7300-70/04 und BMF-Schreiben v. 30.03.2004, BStBl. I 2004, S. 451). Kann der Unternehmer ein Fahrzeug dem Unternehmen nicht zuordnen, weil er es zu weniger als 10 Prozent für sein Unternehmen nutzt, steht ihm aus den Anschaffungs- und Herstellungskosten kein Vorsteuerabzug zu. Hinweis: Diese Ausführungen beziehen sich nur auf die umsatzsteuerliche Behandlung von Fahrzeugen, die ab dem 01.01.2004 angeschafft wurden. Die Behandlung von Fahrzeugen, die zwischen dem 01.04.1999 und dem 31.12.2003 angeschafft wurden, entnehmen Sie bitte dem Schreiben des BMF vom 27.08.2004 (Az. IV B 7-S 7300-70/04). Beachte: Wird ein Fahrzeug dem Unternehmen zugeordnet, jedoch auch privat genutzt, muss der Vorsteuerabzug für den Anteil der Privatnutzung als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Absatz 9a S. 1 Nr. 1 UStG korrigiert werden. Die Vorsteuerbeträge für die Unterhaltskosten sind grundsätzlich nach dem Verhältnis der unternehmerischen (abziehbarer Anteil) zur nichtunternehmerischen Nutzung (nichtabziehbarer Anteil) aufzuteilen. Hierbei ist es erlaubt, aus Vereinfachungsgründen den Vorsteuerabzug in voller Höhe vorzunehmen und die private Nutzung nach folgenden Regelungen zu besteuern: (1) So genannte 1-Prozent-Regelung Ermittelt der Unternehmer für Ertragssteuerzwecke den Wert der Nutzungsentnahme nach der 1-Prozent-Regelung des § 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, kann er von diesem Wert bei der Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der privaten Nutzung ausgehen. Für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten kann er einen pauschalen Abschlag von 20 Prozent vornehmen. Der so ermittelte Wert ist ein Nettowert, auf den nun die Umsatzsteuer mit dem allgemeinen Steuersatz zu berechnen ist. (2) Fahrtenbuchregelung Auch hier ist als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Wert anzusetzen, den der Unternehmer für die private Nutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist. Aus den Gesamtaufwendungen sind für Umsatzsteuerzwecke die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten in der belegmäßig nachgewiesenen Höhe auszuscheiden. (3) Sachgerechte Schätzung Werden die pauschalen Wertansätze durch die Kostendeckelung auf die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten begrenzt oder wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der private Nutzungsanteil für Umsatzsteuer-Zwecke anhand anderer geeigneter Unterlagen im Wege einer sachgerechten Schätzung zu ermitteln. Liegen geeignete Unterlagen für eine Schätzung nicht vor, ist der bezüglich des privaten Nutzungsanteils zu ermittelnde Prozentsatz, der auf die mit Vorsteuer belasteten Kosten anzuwenden ist, mit mindestens 50 Prozent anzusetzen, soweit sich aus den besonderen Verhältnissen des Einzelfalls nichts Gegenteiliges ergibt. Stand dem Unternehmer bei der Anschaffung eines gemischt-genutzten Fahrzeuges kein Vorsteuerabzug zu (zum Beispiel Erwerb von einem Nichtunternehmer), sind nur die vorsteuerbelasteten Unterhaltskosten zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage heranzuziehen. Falls in einen Pkw, der ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug erworben wurde, Bestandteile nachträglich eingebaut werden, für die der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt war, unterliegen bei einer Entnahme des Pkw nur diese Bestandteile der Umsatzbesteuerung. Beim Einbau von Bestandteilen (zum Beispiel Klimaanlage oder Windschutzscheibe) wird aus Vereinfachungsgründen keine dauerhafte Werterhöhung des Pkw angenommen, wenn die vorsteuerentlasteten Aufwendungen für den Einbau 20 Prozent der Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes oder einen Betrag von 1.000 Euro nicht übersteigen (vergleiche BMF-Schreiben vom 26.11.2004 (IV A 5 - S 7109 - 12/04). In diesen Fällen kann auf eine Besteuerung der Bestandteile nach § 3 Absatz 1b Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit Satz 2 UStG bei der Entnahme eines dem Unternehmen zugeordneten Wirtschaftsguts, das der Unternehmer ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug erworben hat, verzichtet werden. Beim gleichzeitigen Einbau mehrerer Bestandteile ist für jede einzelne Einbaumaßnahme gesondert die Vereinfachungsregelung zu prüfen. Im Falle einer nach § 3 Absatz 1 b Satz 1 Nr. 1 in Verbindung mit Satz 2 UStG steuerpflichtigen Entnahme eines Pkw, den der Unternehmer ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug erworben hat und an dem Arbeiten ausgeführt worden sind, die zum Vorsteuerabzug berechtigt und zum Einbau von Bestandteilen geführt haben, ist Bemessungsgrundlage gemäß § 10 Absatz 4 Satz 1 Nr. 1 der ''Einkaufspreis'' (Restwert) der Bestandteile im Zeitpunkt der Entnahme (Ermittlung des Restwertes nach ''Schwacke-Liste''). Bei Fahrzeugüberlassung an den Arbeitnehmer Überlässt der Unternehmer ein Unternehmensfahrzeug an einen Arbeitnehmer für eine gewisse Dauer auch zur privaten Nutzung, wird von einer unentgeltlichen Wertabgabe ausgegangen. Bemessungsgrundlage nach der Kostenschätzung ist der Wert der Gegenleistung, der nicht durch den Arbeitslohn abgegolten wird. Der Wert kann hierfür nur geschätzt werden. Es handelt sich für den Arbeitgeber bei dem so ermittelten Wert um einen Nettowert, auf den die Umsatzsteuer mit dem allgemeinen Steuersatz aufzuschlagen und abzuführen ist. Beispiel 6: Ein Firmenwagen mit einer Jahresfahrleistung von 20.000 km wird von einem Arbeitnehmer laut ordnungsgemäß geführtem Fahrtenbuch an 180 Tagen jährlich für Fahrten zur 10 km entfernten Arbeitsstätte benutzt. Die gesamten Kraftfahrzeugkosten (Nettolistenpreis einschließlich der Abschreibung) betragen 9.203,25 Euro. Von den Privatfahrten des Arbeitnehmers entfallen 3.600 km auf Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (180 Tage x 20 km) und 3.400 km auf sonstige Fahrten. Dies entspricht einer Privatnutzung von insgesamt 35 Prozent (7.000 km von 20.000 km). Für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage ist von einem Betrag von 35 Prozent von 9.203,25 Euro 3.221,14 Euro auszugehen. Die hinzuzurechnende Umsatzsteuer, die vom Arbeitgeber abgeführt werden muss, beträgt 19 Prozent 3.221,14 Euro 612,02 Euro. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage anstelle der Kosten von den lohnsteuerlichen Werten, das heißt den aufgrund der 1-Prozent- Methode ermittelten Werten, ausgegangen wird. Diese Werte sind dann als Bruttowerte anzusehen, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist (vergleiche Abschnitt 1.8 Absatz 8 UStAE). Beispiel 7: Ein Arbeitnehmer arbeitet in S, 80 km vom Wohnsitz W seiner Familie entfernt und unterhält in S eine kleine Wohnung. An 15 Arbeitstagen im Monat fährt er innerhalb von S (10 km) mit einem vom Unternehmen gestellten Wagen (Listenpreis 20.000 Euro) zur Arbeit. Jedes Wochenende fährt er mit dem Firmenwagen zu seiner Familie nach W. Hinweis: Für lediglich 4 Heimfahrten pro Monat ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen. Ab der fünften Fahrt wird jede Fahrt mit dem Wert von 0,002 Prozent berechnet und errechnet sich wie folgt: 0,002 Prozent vom Listenwert x zurückgelegte Kilometer x Anzahl der Fahrten über 4 3.2 Ertragsteuerliche Aspekte für ein Unternehmen a) Zuordnung eines Pkws zum Betriebsvermögen und Ermittlung des privaten Nutzungsanteils Bei der Frage, inwieweit Kosten für die Haltung und Nutzung eines Kfz, das vom Unternehmer auch privat genutzt wird, als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, kommt es maßgeblich darauf an, ob sich das Fahrzeug im Betriebs- oder im Privatvermögen befindet. Zum notwendigen Betriebsvermögen zählen dabei solche Fahrzeuge, deren betriebliche Nutzung mehr als 50 Prozent beträgt. Doch auch Kfz, bei denen die betriebliche Nutzung zwischen 10 Prozent und 50 Prozent beträgt, können als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen dem Betriebsvermögen zugerechnet werden. Diese Möglichkeit besteht nach einem Schreiben des BMF vom 17.11.2004 (BStBl. I 2004, 1064) auch für Unternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Als Nachweis ist erforderlich, dass die Aufnahme des Gegenstandes in das Betriebsvermögen zeitnah in einem laufend zu führenden Bestandsverzeichnis dokumentiert oder vergleichbar aufgezeichnet wird. Die Aufzeichnung hat dabei in einer Form zu erfolgen, die Zweifel in Bezug auf die Zuordnung des Wirtschaftsgutes zum Betriebsvermögen sowie deren Zeitpunkt ausschließt. Alternativ kann auch eine zeitnahe Erklärung schriftlich gegenüber dem zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Werden hingegen mit der Einnahmenüberschussrechnung keine Unterlagen beim Finanzamt eingereicht, aus denen sich der Nachweis sowie der Zeitpunkt der Zuführung zum Betriebsvermögen ergibt, so wird das Wirtschaftsgut erst ab dem Zeitpunkt des Eingangs der Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt als Betriebsvermögen anerkannt. Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugeordnet, sind zunächst die mit der Anschaffung, Haltung und Nutzung zusammenhängenden Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Da jedoch die auf die privaten Fahrten entfallenden Kosten den Gewinn nicht mindern dürfen, müssen diese dem Unternehmensgewinn als Nutzungsentnahme wieder hinzugerechnet werden. Um die Höhe des privaten Nutzungsanteils zu bestimmen, stehen bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens wahlweise die 1-Prozent-Methode und die Fahrtenbuch-Methode zur Verfügung. Befindet sich ein Fahrzeug im gewillkürten Betriebsvermögen, darf seit dem 01.01.2006 der private Nutzungsanteil nicht mehr nach der pauschalen 1-Prozent-Methode bewertet werden. Bei solchen Fahrzeugen ist der private Nutzungsanteil mit den auf die private Nutzung entfallenden tatsächlichen Kosten zu ermitteln. Diese Kosten können durch Belege und ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Beachte: Die Beschränkung der 1-Prozent-Methode auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens gilt nicht bei der Besteuerung des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers (siehe S. 2). Bei diesen besteht auch bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent wahlweise die Möglichkeit der Anwendung der 1-Prozent-Methode. Die Anschaffungskosten eines Geschäftswagens umfassen alle Aufwendungen, die notwendig sind, um den Wagen zu erwerben, also auch alle mit der Anschaffung zusammenhängenden Nebenkosten. Zu den Anschaffungskosten gehören die Aufwendungen für alle Ausstattungs- und Ausrüstungsteile, die nur zusammen mit dem Pkw genutzt werden können. Diese Aufwendungen müssen aktiviert werden und mindern Gewinn und Steuer (beziehungsweise den Überschuss der Einnahmen gegenüber den Ausgaben) erst über die Abschreibung. Die Abschreibungsdauer nach der AfA-Tabelle beträgt für Anschaffungen von Pkw und Kombiwagen seit dem 1. Januar 2001 sechs Jahre. Zu beachten ist die im Vergleich dazu achtjährige Abschreibungsdauer für die Gesamtkostenbemessung im Rahmen der Fahrtenbuchmethode (vgl. 2.1 Punkt b). Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind weder Geschäftsreisen noch Privatfahrten. Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betrieb dürfen den Gewinn nicht uneingeschränkt mindern, sondern sind nur im Umfang der Entfernungspauschale (0,30 Euro ab dem 1. Entfernungskilometer) wie Betriebsausgaben abziehbar. Um die auf diese Fahrten entfallenden nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben zu ermitteln, ist dem Gewinn die positive Differenz zwischen dem pauschal ermittelten monatlichen steuerlichen Nutzungswert (0,03 Prozent des Listenpreises des Fahrzeuges für jeden Entfernungskilometer) und der Entfernungspauschale von 0,30 Euro ab dem 1. Entfernungskilometer für die im Monat tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb hinzuzurechnen. Für Körperbehinderte gelten Sonderregelungen. Nutzt der Unternehmer das Kraftfahrzeug auch für Familienheimfahrten, ist zusätzlich für jeden Entfernungskilometer pro tatsächliche Fahrt ein Betrag in Höhe des positiven Unterschiedsbetrags zwischen 0,002 Prozent des inländischen Listenpreises und der Kilometerpauschale ab dem 1. Entfernungskilometer hinzuzurechnen. Wird die private Nutzung des Pkw durch entsprechende Belege und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen, treten an die Stelle des mit 0,03 Prozent (beziehungsweise 0,002 Prozent) des inländischen Listenpreises ermittelten Betrags die tatsächlichen anfallenden Aufwendungen. Benutzt ein nicht behinderter Steuerpflichtiger ein privates Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, so können die Aufwendungen bei Benutzung eines Pkws mit der Entfernungspauschale ab dem 1. Entfernungskilometer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Aufwendungen für Fahrten eines Unternehmers mit dem betriebseigenen Pkw zwischen mehreren Betriebsstätten seines Unternehmens sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig, dagegen ist für Dienstreisen kein besonderer Abzug vorgesehen, weil schon die Gesamtkosten des Fahrzeugs als Betriebsausgabe den zu versteuernden Gewinn mindern. Beim Nachweis durch den Unternehmer, dass die Summe der Listenpreiszurechnungen (1 Prozent / 0,03 Prozent) die tatsächlich entstandenen Gesamtkosten für alle oder einzelne Pkw übersteigt, findet eine Hinzurechnung nur in Höhe der Gesamtkosten statt (so genannte Kostendeckelung) ...

Publikation öffnen