Elektronische Personalakten (Analyse betrieblicher Vereinbarungen)

Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte gelten als Vorreiter

eines noch relativ jungen Regelungsbereichs...

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Elektronische Personalakten Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte gelten als Vorreiter eines noch relativ jungen Regelungsbereichs. Konzerne und Unternehmen mit mehreren Standorten sowie einzelne öffentliche Verwaltungen sind bereits auf die elektronische Personalaktenführung umgestiegen. Kleinere und mittlere Unternehmen sowie zunehmend öffentliche Verwaltungen beschreiten diesen Weg. Sie beabsichtigen damit, ihre Personalverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Betriebs- und Dienstvereinbarungen bringen die erwarteten Vorteile des elektronischen Archivierungsverfahrens mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten in Einklang. Grundsätzlich erweisen sich Datenschutz und Verhinderung von Verhaltens- und Leistungskontrolle in diesem Zusammenhang als problemlos, da die Systeme lediglich grafische, nicht auswertbare Abbildungen von Original-Dokumenten in Datenbanken speichern. Den Vereinbarungen gelingt daher gemeinhin der angestrebte Ausgleich zwischen effektiver Nutzung und angemessenem Schutzniveau, meist im Zusammenwirken mit bereits vorhandenen IT-Rahmenvereinbarungen. Die Einsichtnahme durch Beschäftigte in die eigene Personalakte ist hingegen unzureichend geregelt. Vergleichend wurden zwei Vereinbarungen zur herkömmlichen Personalaktenführung analysiert. Sie enthalten für die Beschäftigten und auch die Personalverwaltung klare organisatorische Vorgaben, die in den Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte überwiegend fehlen. Für Betriebs- und Personalräte enthalten die Regelungen zahlreiche Informations- und Kontrollrechte, die sie in die Lage versetzen, bei anstehenden Änderungen oder bei Missbrauch korrigierend einzugreifen. Insgesamt erweist sich die elektronische Personalakte in der hier betrachteten Form (Speicherung der Abbildungen/Images von Original-Dokumenten in einer Datenbank) als ein betrieblich akzeptiertes und relativ leicht regelbares Softwarewerkzeug zur Effektivierung der Personalverwaltung. Allerdings enthalten neuere Archivsysteme vielfältige zusätzliche Funktionen, sodass sie mit den nachfolgend analysierten Vereinbarungen nicht angemessen geregelt werden könnten. Unternehmen und Verwaltungen nutzen seit über 20 Jahren so genannte Personalinformations- bzw. -verwaltungssysteme. Diese Computeranwendungen basieren auf Datenbanken, in deren Datenfeldern einzelne Personaldaten der Beschäftigten gespeichert werden. Von der ''elektronischen'' oder ''digitalen'' Personalaktenführung wird jedoch erst seit knapp zehn Jahren gesprochen. In deutschen Unternehmen ist die Verbreitung noch entsprechend gering. ''Gerade sieben bis acht Prozent der deutschen Firmen verfügen über eine digitale Personalakte'', schätzt Rainer Kolb, Chef des Softwareherstellers Persis aus Heidenheim (Computerwoche, 31.03.09,). Teilweise werden die Softwareanwendungen heute auch als ''eAkte'' bezeichnet. Sie basieren auf Original-Dokumenten, die in Papierform in herkömmlichen Personalakten vorliegenden. Mit Hilfe leistungsfähiger Scanner werden sie in digitale Form überführt. Mit dieser elektronischen Form der Ablage von Personaldokumenten aller Beschäftigten versprechen sich die Personalverwaltungen mittel- bis langfristig eine erhebliche Optimierung ihrer Arbeit. Betriebs- und Personalräte hingegen befürchten hiermit einen weiteren Schritt auf dem Weg zu ''gläsernen Belegschaften'' (vgl. Däubler 2009). Im Rahmen ihrer Mitbestimmungsrechte (vgl. Kap. 7) wurden die Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die dieser Auswertung zugrunde liegen, abgeschlossen. Die Regelungen zur elektronischen Personalakte stehen meist im Zusammenhang mit übergreifenden Rahmenvereinbarungen zum Informationstechnik-Einsatz (IT-Rahmenvereinbarungen) in den Unternehmen und Verwaltungen und verweisen teilweise auf deren Regelungen. Die noch relativ geringe Anzahl vorliegender Vereinbarungen zeigt, dass zunächst große Konzerne und Unternehmen mit mehreren Standorten die digitale Aktenführung eingeführt haben und damit eine Vorreiterrolle übernehmen. Bisher fehlt eine endgültige juristische Bewertung der Frage, inwieweit die digitale Form von Personalakten als gleichwertig zum Original angesehen wird (Kap. 7). Dies ist möglicherweise für viele Unternehmen ein Grund, die Personalakten zunächst weiterhin in Form herkömmlicher Akten aufzubewahren. Um die Papierform bei der Führung und Archivierung von Personalakten abzuschaffen, wurde anfänglich die Mikroverfilmung (Microfiche) genutzt, wie eine vorliegende Muster-Betriebsvereinbarung aus dem Jahr 1998 belegt. Seitdem wird jedoch nur noch mit Scannern gearbeitet, die ein digitales Dokument in Form einer Bilddatei erzeugen. Diese Abbildungen werden in Archiv-Datenbanken nach üblichen, aber unterschiedlichen Ablagesystematiken gespeichert. Die Rechte der Beschäftigten gemäß BetrVG auf Einsicht in ihre Personalakten, Hinzufügen von Dokumenten und Anmerkungen sowie Entfernen von Abmahnungen und anderen belastenden Dokumenten aus den Personalakten ist Thema von zwei älteren Vereinbarungen, die in dieser Auswertung zusätzlich berücksichtigt wurden. Sie dienen zum Vergleich der entsprechenden Regelungen in den Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte. Die Digitalisierung von Personalakten ist aus Sicht des Datenschutzes grundlegend näher zu betrachten. Betriebs- und Personalräte sind daran interessiert, dass die elektronisch gespeicherten Dokumente nicht missbräuchlich genutzt werden. Einige Vereinbarungen befassen sich außerdem mit Fragen zu Arbeitsorganisation, Qualifikation und Ergonomie: einerseits im Zusammenhang mit dem Erfassen bzw. Digitalisieren von Personalakten, andererseits mit den zu erwartenden Veränderungen in der Personalverwaltung ...

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