Privatnutzung von Dienstwagen

Info für Arbeitnehmer über die steuerliche Behandlung der Privatnutzung

von personengebundenen Dienst-Kfz

oder aufgrund des Dienstverhältnisses von Dritten überlassenen Dienst-Kfz.

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Informationsblatt für Arbeitnehmer zur steuerrechtlichen Behandlung der Überlassung von Dienstwagen Inhaltsverzeichnis Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts (1%-Methode) Privatfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Familienheimfahrten Verbindung einer Familienheimfahrt mit einer Dienstreise Fahrten im Rahmen von Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern Begrenzung des pauschalen Nutzungswerts Fahrergestellung Nutzungsentgelt / Zuzahlung des Arbeitnehmers Individuelle Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch-Methode) Gesamtkosten Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch a) Aufzeichnung der dienstlichen Fahrten b) Aufzeichnungen zu Privatfahrten c) Abgrenzung zwischen privater und dienstlicher Veranlassung d) Pflichten Fahrten im Rahmen von Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern Fahrergestellung Nutzungsentgelt / Zuzahlungen des Arbeitnehmers Unfallkosten Park and Ride Lohnsteuerabzugsverfahren 1. pauschale oder individuelle Ermittlung des Nutzungswerts 2. Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte Wird der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer (ArbN) bzw. ihren Angehörigen ein Kraftfahrzeug für andere als berufliche Fahrten kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt, so handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil, der dem ArbN im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses zugewendet wird und deshalb grundsätzlich dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen ist. Zur privaten Nutzung eines Dienstwagens gehören alle Fahrten, die einem privaten Zweck dienen, z.B. Urlaubsfahrten, Einkaufsfahrten, Fahrten zu privaten Gaststättenbesuchen. Fahrten im Rahmen von Nebentätigkeiten, Ehrenämtern oder im Rahmen einer anderen Einkunftsart gehören unter Umständen auch zu den Privatfahrten (vgl. hierzu nähere Ausführungen unter Abschnitt II. 5 und Abschnitt III.2). Zusätzlich zu dem für reine Privatfahrten anzusetzenden geldwerten Vorteil sind die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (bis 2013 regelmäßige Arbeitsstätte) und ggf. die Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung mit einem gesonderten Wert zu erfassen. Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Dienstwagens kann nach zwei Berechnungsmethoden ermittelt werden. Grundsätzlich ist nach der pauschalen Nutzungswertermittlung (sog. 1%-Methode) zu verfahren. In Abstimmung mit dem Arbeitgeber kann sich der ArbN aber auch für eine individuelle Nutzungswertermittlung (Einzelnachweis, sog. Fahrtenbuch-Methode) entscheiden. Das Verfahren darf bei demselben Dienstwagen während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Die Festlegung auf die Anwendung einer Nutzungswertermittlungsart gilt für alle privaten Fahrten. Nicht möglich ist es z.B., die individuelle Nutzungswertermittlung auf Urlaubsfahrten zu beschränken, wenn das Kraftfahrzeug mit pauschaler Nutzungswertermittlung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Bei seiner Einkommensteuerveranlagung ist der ArbN nicht an das für den Lohnsteuerabzug gewählte Verfahren gebunden. So ist ein Wechsel von der individuellen Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuchmethode) zur pauschalen Nutzungswertermittlung (1%-Methode) unproblematisch, der Wechsel von der pauschalen Nutzungswertermittlung im Lohnsteuerabzugsverfahren zur individuellen Nutzungswertermittlung im Veranlagungsverfahren setzt allerdings voraus, dass während der gesamten Nutzungszeit des Dienstwagens im Veranlagungsjahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wurde. Pauschale Ermittlung des Nutzungswerts (sog. 1%-Methode) Der Begriff ''Privatfahrt'' umfasst sowohl die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsstelle) als auch sonstige Privatfahrten und die zweite und jede weitere Familienheimfahrt pro Woche. Steuerrechtlich erfolgt eine unterschiedliche Bewertung des geldwerten Vorteils: Der pauschale Nutzungswert einer Dienstwagenüberlassung setzt sich zusammen aus der Bewertung der ''reinen'' Privatfahrten (Tz. II.1), der Bewertung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Tz. II.2) und der Bewertung der Familienheimfahrten, sofern der Sachverhalt einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung erfüllt ist (Tz. II.3). Nach der Rechtsprechung sind die jeweiligen Teilnutzungswerte nach dem tatsächlichen Nutzungsumfang anzusetzen. Folglich sind die 1% des Listenpreises nicht zu berücksichtigen, wenn der ArbN seinen Dienstwagen lediglich für dienstliche Zwecke und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht aber für sonstige Privatfahrten nutzen darf (siehe zu II.9). 1. Privatfahrten (ohne Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) Die Nutzung eines Dienstwagens zu (sonstigen) Privatfahrten ist mit monatlich 1% des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs zu bewerten. Listenpreis ist die auf volle 100 Euro abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung -ohne Berücksichtigung gewährter Rabatte und einschließlich der Zuschläge für werkseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebaute Sonderausstattungen (z.B. Autoradio, Schiebedach, Klimaanlage, besondere technische Ausstattungen, besondere Bereifung, Satellitennavigationsgerät) und der Umsatzsteuer. Der Wert eines Autotelefons einschließlich Freisprechanlage sowie der Wert eines weiteren Satzes Reifen einschließlich Felgen bleiben außer Ansatz. Kürzungen der Werte, z.B. wegen eines privaten Zweitwagens oder wegen der Übernahme der Treibstoffkosten oder Garagenkosten durch den ArbN, sind nicht zulässig. Diese Wertermittlung ist auch dann vorzunehmen, wenn das Kraftfahrzeug gebraucht gekauft oder geleast wird. Bei einem Kraftfahrzeug, das aus Sicherheitsgründen gepanzert ist, ist der Listenpreis des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs zugrunde zu legen, das dem ArbN zur Verfügung gestellt würde, wenn seine Sicherheit nicht gefährdet wäre. Sicherheitsausrüstungen im v. g. Sinne sind ausschließlich Vorkehrungen zum Personenschutz (z.B. Panzerglas). Bei lediglich der Verkehrssicherheit dienenden Einbauten (z.B. Feuerlöscher, Bremsassistent o. ä.) ist eine Minderung der Bemessungsgrundlage nicht möglich. Der Monatswert ist auch dann anzusetzen, wenn der ArbN den ihm überlassenen Dienstwagen tatsächlich nur gelegentlich nutzt oder wenn er von seinem Zugriffsrecht auf ein Kraftfahrzeug aus einem Fahrzeugpool nur gelegentlich Gebrauch macht. Die Monatsbeträge brauchen nicht angesetzt zu werden für volle Kalendermonate, in denen dem ArbN kein Kraftfahrzeug zur Verfügung steht, oder wenn dem ArbN das Kraftfahrzeug nur aus besonderem Anlass oder nur zu einem besonderen Zweck gelegentlich (von Fall zu Fall) mit Einzelgenehmigung für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. Dann ist die Nutzung für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001% des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs zu bewerten. Zum Nachweis der Fahrtstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden. Werden dem ArbN während eines Kalendermonats unterschiedliche Kraftfahrzeuge zur privaten Nutzung überlassen, so ist das Kraftfahrzeug der pauschalen Nutzungswertbesteuerung zugrunde zu legen, das der ArbN überwiegend nutzt, dies gilt auch für den Monat des Fahrzeugwechsels. 2. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Kann der Dienstwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, so ist diese Nutzung grundsätzlich - unabhängig von der Nutzung des Kraftfahrzeugs zu Privatfahrten (vgl. Tz. II.1) - zusätzlich monatlich mit 0,03% des inländischen Listenpreises (inländischer Listenpreis vgl. Tz. II.1) für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Dies gilt dann unabhängig davon, wie oft das Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tatsächlich genutzt wird. Der Monatswert gilt auch dann, wenn das Kraftfahrzeug dem ArbN nur zeitweise zur Verfügung steht. Ein z.B. durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist bereits im Nutzungswert pauschal berücksichtigt. Der gesetzliche monatliche Zuschlag mit 0,03% des inländischen Listenpreises je Entfernungskilometer basiert auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte an 180 Tagen im Jahr bzw. an 15 Tagen im Monat. Steht zu Jahresbeginn oder bei erstmaliger Überlassung eines Dienstwagens fest, dass der Dienstwagennutzer regelmäßig im Durchschnitt an weniger als 15 Tagen im Monat Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vornimmt, kann er nach höchstrichterlicher Rechtsprechung mit dem Arbeitgeber eine arbeitsrechtliche Vereinbarung treffen, dass nur die tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Unter Angabe der genauen Tage (Datumsangabe) und des Fahrzeugs werden dann Einzelfahrten im jeweiligen Monat mit 0,002% des inländischen Listenpreises je Entfernungskilometer besteuert. Kann dieses Wahlrecht zu Beginn des Jahres bzw. bei Nutzungsbeginn mangels fehlender Erkenntnisse über die Intensität derartiger Fahrten nicht ausgeübt werden oder stellt sich zum Beispiel erst am Ende des Jahres heraus, dass an weniger als 180 Tagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattgefunden haben und eine Besteuerung mit monatlich 0,03% des Listenpreises vorgenommen wurde, kann der Dienstwagennutzer im Rahmen des Veranlagungsverfahrens die Einzelfahrtbetrachtung mit seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Er hat dann dem Finanzamt entsprechende Nachweise vorzulegen, beispielsweise eine kalendarische Aufstellung der Fahrttage, Bescheinigung des Arbeitgebers über die erfolgte pauschale Besteuerung mit 0,03% des inländischen Listenpreises je Entfernungskilometer etc. Erfolgt auf Grund der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber die monatliche Einzelfahrtbesteuerung, weil die Prognose zu diesem Zeitpunkt eine geringere Anzahl von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (weniger als 180 Tage im Kalenderjahr) vorsah und stellt sich diese wegen der Änderung der Umstände als falsch heraus, d.h. es werden an mehr als 180 Tagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unternommen, endet die Besteuerung (Deckelung) durch den Arbeitgeber ab dem 181. Tag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten ist ausgeschlossen. Ein Wechsel von der pauschalen 0,03%-Regelung zur 0,002%Regelung im laufenden Jahr ist nicht möglich. Dem pauschalen Nutzungswert ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugrunde zu legen, diese ist auf den nächsten vollen Kilometerbetrag abzurunden. Nutzt der ArbN verschiedene Kraftfahrzeuge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, so ist zur Ermittlung des Nutzungswerts stets der Listenpreis des überwiegend genutzten Kraftfahrzeugs für diese Fahrten zugrunde zu legen. Fährt der ArbN abwechselnd zu verschiedenen Wohnungen, ist bei dem pauschalen Monatswert die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung zugrunde zu legen. Wege von der weiter entfernt liegenden Wohnung werden nur berücksichtigt, wenn diese den Mittelpunkt der Lebensinteressen des ArbN bildet. Für jede dieser Fahrten ist zusätzlich ein pauschaler Nutzungswert von 0,002% des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs für jeden vollen Kilometer der Entfernung dem Arbeitslohn zuzurechnen, soweit sie die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung übersteigt. Ein geldwerter Vorteil ist für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nicht zu erfassen, wenn der ArbN ein Kraftfahrzeug ausschließlich an den Tagen für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erhält, an denen es erforderlich werden kann, dass er dienstliche Fahrten unmittelbar von der Wohnung aus antritt (siehe Tz. II.4). 3. Familienheimfahrten Familienheimfahrten liegen vor, wenn man außerhalb des Ortes, in dem sich der Familienhausstand/ Haupthausstand befindet, eine weitere Wohnung am Arbeitsort unterhält. Wird dem ArbN ein Dienstwagen unentgeltlich zu wöchentlichen Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung überlassen, so ist ein Nutzungswert nicht zu erfassen, soweit für diese Fahrten ein Abzug von Werbungskosten in Betracht käme, d.h. für eine Familienheimfahrt wöchentlich. Wird der Dienstwagen zu mehr als einer Familienheimfahrt genutzt, so ist für jede dieser zusätzlichen Familienheimfahrten ein pauschaler Nutzungswert von 0,002% des inländischen Listenpreises (inländischer Listenpreis vgl. Tz. II.1) für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Beschäftigungsort und Ort des eigenen Hausstands anzusetzen. 4. Verbindung von Familienheimfahrt mit einer Dienstreise Dienstliche Verrichtungen auf dem Wege zum oder vom Familienwohnsitz verändern den Charakter der (privaten) Fahrt nicht wesentlich. Regelmäßig wird demzufolge nur die Umwegstrecke dienstlicher Natur sein. Der Charakter der Fahrt wandelt sich erst dann zu einer insgesamt berufsbedingten Dienstfahrt (Dienstreise), wenn die dienstliche Verrichtung am jeweiligen Zielort ein gewisses Eigengewicht hat. Beispiel A fährt vom Familienwohnsitz zur Kreisverwaltung, um dort an einer Bauausführungsabstimmung teilzunehmen. Am späten Nachmittag fährt er zu seiner Arbeitsstätte (Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte). Bei der Tätigkeit in der Kreisverwaltung wird von einem hinreichenden (zeitlichen) Eigengewicht auszugehen sein, so dass die gesamte Fahrt (von der Familienwohnung zur Kreisverwaltung, von der Kreisverwaltung zu seiner Arbeitsstätte) als Dienstreise anzusehen ist. Zum gleichen Ergebnis kommt man, wenn der ArbN von der ersten Tätigkeitsstätte eine Dienstreise antritt, die am Familienwohnsitz endet. Beispiel A fährt am Montag vom Familienwohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte, dem Prüfbüro für Baustatik X in Cottbus. Am Freitag fährt A vom Prüfbüro für Baustatik X nach Potsdam, verrichtet dort ganztags Dienstgeschäfte, um am Abend direkt von Potsdam an den Familienwohnsitz zurückzukehren. Für die Ermittlung des Nutzungswertes ist lediglich die Fahrt am Montag einzubeziehen. Bei den Fahrten am Freitag handelt es sich insgesamt um Dienstreisen, die am Familienwohnsitz enden, denn die ganztägige dienstliche Tätigkeit hat ein gewisses Eigengewicht. Beispiel A fährt vom Familienwohnsitz zunächst die Stadtverwaltung an, um einige dienstliche Unterlagen dort abzugeben, um dann weiter zu seinem Prüfbüro für Baustatik, der ersten Tätigkeitsstätte zu fahren. Für die Ermittlung des privaten Nutzungswertes ist die Fahrt einzubeziehen. Die dienstliche Verrichtung der Abgabe der Unterlagen hat insoweit kein hinreichendes Eigengewicht um die private Veranlassung der Fahrt zu überdecken. 5. Fahrten im Rahmen von Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern Kann der Dienstwagen auch im Rahmen einer anderen Einkunftsart genutzt werden, ist diese Nutzungsmöglichkeit mit dem Nutzungswert nach der 1%-Regelung abgegolten. 6. Begrenzung des pauschalen Nutzungswerts - Deckelung Der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten kann die dem Arbeitgeber für das Kraftfahrzeug insgesamt entstandenen Kosten übersteigen (zum Beispiel aufgrund günstiger Leasingkonditionen). Wird dies im Einzelfall nachgewiesen, so ist der Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs anzusetzen (Deckelung). 7. Fahrergestellung Wird dem ArbN ein Dienstwagen mit Fahrer zur Verfügung gestellt, ist der geldwerte Vorteil aus der Fahrergestellung zusätzlich zum geldwerten Vorteil der Dienstwagenüberlassung als Arbeitslohn zu erfassen. Maßstab zur Bewertung dieses Vorteils ist der Wert einer von einem fremden Dritten bezogenen vergleichbaren Dienstleistung, wobei dieser Wert den zeitanteiligen Personalkosten des Arbeitgebers entsprechen kann aber nicht muss. Hier kann insgesamt einheitlich für das Kalenderjahr für Privatfahrten (vgl. Tz. II.1), für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (vgl. Tz. II.2) sowie für Familienheimfahrten (vgl. Tz. II.3) als üblicher Endpreis am Abgabeort der Anteil an den tatsächlichen Lohn- und Lohnnebenkosten des Fahrers (d.h. insbesondere: Bruttoarbeitslohn, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Verpflegungszuschüsse sowie Kosten beruflicher Fort- und Weiterbildung für den Fahrer) angesetzt werden, welcher der Einsatzdauer des Fahrers im Verhältnis zu dessen Gesamtarbeitszeit entspricht. Zur Einsatzdauer des Fahrers gehören auch die Stand- und Wartezeiten des Fahrers, nicht aber die bei der Überlassung eines Kraftfahrzeugs mit Fahrer durch die An- und Abfahrten des Fahrers durchgeführten Leerfahrten und die anfallenden Rüstzeiten, diese sind den dienstlichen Fahrten zuzurechnen. Diese tatsächlichen Lohn- und Lohnnebenkosten sind dann vom Arbeitgeber dem ArbN ggf. auch für die Einkommensteuererklärung mitzuteilen. Aus Vereinfachungsgründen kann der jeweilige private Nutzungswert durch Erhöhung der geldwerten Vorteile durch die Dienstwagenüberlassung ermittelt werden und zwar wie folgt: für Privatfahrten (vgl. Tz. II.1) um o 50%, wenn der Fahrer überwiegend in Anspruch genommen wird, o 40%, wenn der ArbN den Dienstwagen häufig selbst steuert, o 25%, wenn der ArbN den Dienstwagen weit überwiegend selbst steuert, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (vgl. Tz. II.2) und für die mit Fahrer tatsächlich durchgeführten Familienheimfahrten (vgl. Tz. II.3) um 50% , für die zweite und jede weitere Familienheimfahrt anlässlich einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung erhöht sich der auf die einzelne Familienheimfahrt entfallende Nutzungswert nur dann um 50%, wenn für diese Fahrt ein Fahrer tatsächlich in Anspruch genommen worden ist. Kommt eine Deckelung in Betracht (vgl. Tz. II.6), so ist der mit dem Betrag der Gesamtkosten gedeckelte Nutzungswert stets um 50% zu erhöhen, wenn das Kraftfahrzeug mit Fahrer zur Verfügung gestellt worden ist. Der Arbeitgeber kann im Lohnsteuerabzugsverfahren den geldwerten Vorteil aus der Fahrergestellung nach den oben beschriebenen Verfahren ansetzen. Dieses Wahlrecht hat der Arbeitgeber für das Kalenderjahr für alle Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Familienheimfahrten einheitlich auszuüben. Der ArbN kann den geldwerten Vorteil aus der Fahrergestellung bei seiner Einkommensteuerveranlagung nach den vorgenannten Grundsätzen auch abweichend vom Arbeitgeber bewerten und gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Diese Wahl kann im Kalenderjahr für alle Fahrten insgesamt nur einheitlich ausgeübt werden. Bei einer abweichenden Bewertung sind der im Lohnsteuerabzugsverfahren angesetzte Vorteil sowie die Berechnungsgrundlagen nachzuweisen (z.B. durch eine formlose Mitteilung des Arbeitgebers). Bei einem Dienstwagen, der aus Sicherheitsgründen ein sondergeschütztes (gepanzertes) und deshalb zum Selbststeuern nicht geeignet ist, führt die Fahrergestellung nicht zu einer Erhöhung des Nutzungswerts. Es ist dabei unerheblich, in welche Gefährdungsstufe der ArbN eingeordnet ist. 8. Nutzungsentgelt / Zuzahlungen des Arbeitnehmers Zahlt der ArbN ein Entgelt für die Nutzung, so mindert dies den geldwerten Vorteil. Es ist dabei gleichgültig, ob es sich um pauschale oder kilometerbezogene Zuzahlungen handelt. Pauschale und kilometerbezogene Zuzahlungen können aber nur dann berücksichtigt werden, wenn es sich um Geldleistungen handelt. Stellt der ArbN dagegen z.B. seine private Garage für den Dienstwagen zur Verfügung oder übernimmt er ganz oder teilweise die Treibstoffkosten, so kann der Wert dieser Sachleistungen nicht mit dem geldwerten Vorteil verrechnet werden (vgl. Tz. II.1). Individuelle Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch-Methode) Anstelle des pauschalen Nutzungswerts (vgl. Tz. II.) kann der Wert der privaten Nutzung des dem ArbN überlassenen Dienstwagens mit den tatsächlichen Aufwendungen für das Kraftfahrzeug angesetzt werden, die auf die privaten Fahrten entfallen. Das setzt voraus, dass die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege (Gesamtkosten) und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Bei wechselnden Kraftfahrzeugen sind für jedes Kraftfahrzeug die insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten nachzuweisen (Fahrtenbücher werden fahrzeugbezogen geführt). Anhand der tatsächlich nachgewiesenen Kosten und laufenden Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch wird dann der individuelle Kilometersatz ermittelt, nach dem alle Fahrten zu bewerten sind, für die ein geldwerter Vorteil zu versteuern ist. Es bestehen keine Bedenken, wenn im Laufe des Kalenderjahres (d.h. im Lohnsteuerabzugsverfahren) die Privatfahrten vorläufig mit 0,001% des Listenpreises je Fahrtkilometer angesetzt werden (siehe auch unter VI.) Die Gesamtkosten sind als Summe der Nettoaufwendungen (z.B. Betriebsstoffkosten, Wartung / Pflege / Reparatur einschließlich Materialkosten, Auspuff, Bremsen, Batterie, Glühlampen usw., Garagenkosten, Kfz-Steuer, Haftpflicht, Kasko, u. a.) zuzüglich Umsatzsteuer und der Absetzung für Abnutzung zu ermitteln. Den Absetzungen für Abnutzung sind die tatsächlichen Anschaffungs- und Herstellungskosten (einschließlich Umsatzsteuer) des einzelnen Kraftfahrzeugs zugrunde zu legen. Bei Leasingfahrzeugen ist anstelle der Absetzung für Abnutzung die jeweilige Leasingrate anzusetzen. Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Gesamtkosten jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Kfz in seiner Gewinnermittlung dementsprechend erfassen muss. Deshalb sind in der Gewinnermittlung zu erfassende Leasingsonderzahlungen, die für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht werden, nur zeitanteilig bei den ''gesamten Kfz-Aufwendungen'' zu berücksichtigen Die Bildung eines Durchschnittswerts der Gesamtkosten mehrerer Fahrzeuge zur Ermittlung des geldwerten Vorteils ist nicht zulässig. Es ist auch nicht zulässig, die individuelle Nutzungswertermittlung auf Privatfahrten zu beschränken, wenn der Dienstwagen auch zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Bei einem aus Sicherheitsgründen gepanzerten Kraftfahrzeug ist bei der Berechnung der Gesamtkosten die Absetzung für Abnutzung nach den Anschaffungskosten des leistungsschwächeren Kraftfahrzeugs zugrunde zu legen, das dem ArbN zur Verfügung gestellt würde, wenn seine Sicherheit nicht gefährdet wäre. Im Hinblick auf die durch die Panzerung verursachten höheren laufenden Betriebskosten bestehen keine Bedenken, wenn der Nutzungswertermittlung 70% der tatsächlich festgestellten laufenden Kosten (ohne Absetzung für Abnutzung) zugrunde gelegt werden. 2. Das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (steuerlicher ''Eigenbeleg'' in geschlossener Form) setzt voraus, dass die dienstlich und die einzelnen privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend, d.h. zeitnah, eingetragen werden. a) Aufzeichnungen der dienstliche Fahrten Für jede einzelne dienstliche Fahrt sind grundsätzlich die folgenden Mindestangaben erforderlich: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Auswärtstätigkeit ist jede berufliche Tätigkeit außerhalb der eigenen ersten Tätigkeitsstätte, also auch Tätigkeiten innerhalb der Stadt), Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Der ArbN hat anhand objektiver Tatsachen im Fahrtenbuch darzulegen, dass die Fahrtkosten in tatsächlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit angefallen sind. Der Reisezweck sollte daher so konkret wie möglich gefasst werden. Nur durch hinreichend konkretisierte Eintragungen des Reisezwecks kann die dienstliche Veranlassung nachgewiesen und damit die private Veranlassung ausgeschlossen werden. Die dienstliche Veranlassung muss plausibel erscheinen und gegebenenfalls einer stichprobenartigen Nachprüfung standhalten. Auf einzelne der oben genannten Angaben kann deshalb nur verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft zur dienstlichen Veranlassung und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. So ist z.B. die Reiseroute nur dann von Interesse, wenn sich eine größere Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern ergibt. In einem solchem Fall ist eine Begründung für die Umwegstrecke zum Nachweis ihrer beruflichen Veranlassung erforderlich. Bei sicherheitsgefährdeten Personen (Gefährdungsstufen 1, 2 oder 3), deren Fahrtroute häufig von sicherheitsbegründeten Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden. Analog hierzu sind sicherheitsbedingte Umwegstrecken bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unbeachtlich. Die Fahrtstrecke ist auf der Grundlage der kürzesten benutzbaren / ggf. verkehrsgünstigsten Straßenverbindung zu ermitteln. Dies gilt dann auch für den Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung. Dem Fahrtenbuch kommt als ''Eigenbeleg'' die Aufgabe zu, über die unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen, das wiederum ist nur gesichert, wenn die erforderlichen Angaben in ''geschlossener Form'' festgehalten werden. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch selbst müssen eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit dafür bieten, dass der zu versteuernde Privatanteil an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann. Hierzu sind die Eintragungen im Fahrtenbuch laufend und zeitnah (am selben Tag) zu führen. Ein anhand von Notizzetteln und Terminübersichten nachträglich erstelltes Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nicht. Das Merkmal ''zeitnah'' bezieht sich dabei auf den zeitlichen Zusammenhang zwischen einer durchgeführten Fahrt und dem schriftlichen oder elektronischen Festhalten dieser Fahrt. Grundsätzlich sind damit auch nachträgliche Ergänzungen des Fahrtenbuches nicht möglich, sie kommen allenfalls in Betracht, wenn sie erkennbar ebenfalls noch zeitnah vorgenommen worden sind. Auch eine Ergänzung durch Rückgriff auf sonstige Unterlagen ist nach der Rechtsprechung nicht geeignet, in einem Fahrtenbuch fehlende Angaben auszugleichen. Insbesondere ein Terminkalender bietet - anders als ein Fahrtenbuch nach seiner abgeschlossenen Konzeption - keine Gewähr dafür, dass nachträgliche Korrekturen oder Ergänzungen unterblieben sind. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen kann nur dann zulässig sein kann, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch insgesamt nicht beeinträchtigt wird. Das Fahrtenbuch ist laufend zu führen. Die Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum ist selbst dann nicht zugelassen, wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber oder ein elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Beim elektronischen Fahrtenbuch ist darüber hinaus Voraussetzung, dass beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sind, zumindest aber dokumentiert werden. b) Aufzeichnungen zu Privatfahrten Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und bei Familienheimfahrten (erste und jede weitere wöchentliche) genügt jeweils ein kurzer Vermerk. Wird dem ArbN ein Dienstwagen mit Fahrer zur Verfügung gestellt, ist ein Vermerk bei allen Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten angebracht, ob der Dienstwagennutzer selbst gefahren ist (Selbstfahrer, vgl. Tz. III.2). c) Abgrenzungen zwischen privater und dienstlicher Veranlassung siehe hierzu unter Tz. II.4 d) Pflichten Die Fahrtenbücher sind vom Arbeitgeber zum Lohnkonto des jeweiligen ArbN zu nehmen, d.h. sie sind Eigentum des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat im Rahmen seiner Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Versteuerung des Arbeitslohnes auch die Pflicht, die Fahrtenbücher laufend zu überprüfen. Der ArbN als Nutzer hat seinerseits die Pflicht, die Fahrtenbücher ordnungsgemäß zu führen. Benötigt der ArbN die Fahrtenbücher zur Vorlage bei seinem Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung, so hat der Arbeitgeber diese zur Verfügung zu stellen. Sind die Voraussetzungen für die Anerkennung der Fahrtenbuch-Methode nicht erfüllt, weil z.B. das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt ist, ist stets die 1%-Methode anzuwenden. 3. Fahrten im Rahmen von Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern Fahrten mit dem im Hauptamt überlassenen Dienstwagen im Rahmen von Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern, die kein Ausfluss des Hauptamts sind, sind private Fahrten, die zu einer Erhöhung des geldwerten Vorteils im Hauptamt führen. Für die Abgrenzung, ob Nebentätigkeiten oder Ehrenämter Ausfluss des Hauptamts sind, ist maßgebend, ob die Vergütungen aus den Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern dem Grunde nach dem Lohnsteuerabzug beim Hauptamt unterliegen oder sie dem Grunde nach der Abführungspflicht an den Arbeitgeber unterliegen. Unterliegen die Vergütungen aus den Nebentätigkeiten oder Ehrenämtern nicht dem Grunde nach dem Lohnsteuerabzug beim Hauptamt oder der Abführungspflicht, handelt es sich um private Fahrten, die zu einer Erhöhung des geldwerten Vorteils führen. 4. Fahrergestellung Wird dem ArbN ein Dienstwagen mit Fahrer zur Verfügung gestellt, ist der geldwerte Vorteil aus der Fahrergestellung zusätzlich zur Dienstwagenüberlassung als Arbeitslohn zu erfassen. Zum Maßstab bei der Bewertung dieses Vorteils gelten die unter II.7 genannten Grundsätze entsprechend. 5. Nutzungsentgelt / Zuzahlungen des Arbeitnehmers Zahlt der ArbN ein Entgelt für die Nutzung, so mindert dies den geldwerten Vorteil Siehe unter II.8. Unfallkosten gehören nicht zu den Gesamtkosten eines dem ArbN überlassenen Dienstwagens. Vom Arbeitgeber getragene Unfallkosten sind daher neben dem sich nach der 1%-Methode (pauschale Nutzungswertermittlung) oder der Fahrtenbuch-Methode (individuelle Nutzungswertermittlung) ergebenden geldwerten Vorteil gesondert zu würdigen. Vereinfachungsregelung Bei Unfallkosten, die - bezogen auf den einzelnen Schadensfall und nach Erstattungen von dritter Seite (z.B. Versicherungen) - einen Betrag von 1.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer nicht übersteigen, wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet ( Wahlrecht), wenn sie als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Diese Vereinfachungsregelung gilt auch bei Anwendung der 1%-Regelung, so dass Unfallkosten bis zu einem Betrag von 1000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer bei Anwendung der 1%-Methode nicht als gesonderter geldwerter Vorteil anzusetzen sind. Beispiel Anlässlich der Rückgabe eines geleasten Dienstwagens an die Leasinggesellschaft wird eine Beschädigung des Fahrzeugs an der Stoßstange festgestellt. Die Beseitigung des Schadens kostet einschließlich Umsatzsteuer 800 Euro. Aufgrund der vorstehenden Vereinfachungsregelung beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn die Aufwendungen in Höhe von 800 Euro als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Wird der geldwerte Vorteil aus der Firmenwagengestellung nach der 1%-Prozent-Methode ermittelt, ist kein weiterer geldwerter Vorteil anzusetzen. Bei Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuch-Methode führt die Einbeziehung der Aufwendungen in die Gesamtkosten also letztlich zu einem höheren km-Satz für die Privatfahrten und für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Park and Ride Setzt der Arbeitnehmer einen ihm überlassenen Dienstwagen bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder bei Familienheimfahrten nur für eine Teilstrecke ein, weil er regelmäßig die andere Teilstrecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegt, so ist der Ermittlung des pauschalen Nutzungswerts die gesamte Entfernung zugrunde zu legen. Es ist nicht zu beanstanden, den Zuschlag auf der Grundlage der Teilstrecke zu ermitteln, die mit dem Dienstwagen tatsächlich zurückgelegt wurde, wenn der Dienstwagen vom Arbeitgeber nur für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt worden ist oder für die restliche Teilstrecke ein Nachweis über die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels erbracht wird, z.B. eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte Jahres-Bahnfahrkarte vorgelegt wird. Lohnsteuerabzugsverfahren 1. pauschale oder individuelle Ermittlung des Nutzungswerts Ob die individuelle Nutzungswertermittlung (Fahrtenbuch-Methode) an die Stelle der pauschalen Nutzungswertermittlung (1%-Methode) treten soll, hat der ArbN in Abstimmung mit dem Arbeitgeber im Vorhinein für jedes Kalenderjahr festzulegen. Das gewählte Verfahren darf bei demselben Kraftfahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Es ist nicht zulässig, die pauschale oder individuelle Ermittlung des Nutzungswerts auf einzelne Fahrten zu beschränken, wenn der Dienstwagen sowohl für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als auch für Familienheimfahrten genutzt werden kann. Wird im Laufe des Jahres festgestellt, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, ist für das gesamte Jahr die pauschale Nutzungswertermittlung anzuwenden. Die fehlerhafte Führung des Fahrtenbuches ist nicht heilbar, da die geforderte Zeitnähe der Eintragungen im Fahrtenbuch zur durchgeführten Fahrt nicht mehr gegeben ist. Soweit die genaue betragsmäßige Festlegung und Erfassung des privaten Nutzungswerts nach der Fahrtenbuch-Methode monatlich nicht möglich ist, kann vorläufig zunächst aus Vereinfachungsgründen für die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer ein Zwölftel des Vorjahresbetrags monatlich zugrunde gelegt werden. Es bestehen auch keine Bedenken, wenn die Privatfahrten je Fahrtkilometer vorläufig mit 0,001% des inländischen Listenpreises (vgl. Tz. II.1) für das Kraftfahrzeug angesetzt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde Nutzungswert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz bei der Lohnabrechnung und bei der Lohnsteueranmeldung des Arbeitgebers auszugleichen. 2. Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte Bei Anwendung der 0,03%-Regelung kann der steuerpflichtige Wert der Überlassung eines Dienstwagens zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei behinderten Arbeitnehmern in vollem Umfang und bei allen anderen Arbeitnehmern einheitlich mit 0,30 Euro je Km der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für jeden Arbeitstag, an dem der Dienstwagen zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt wird, mit 15% pauschal der Lohnsteuer unterworfen werden. Dabei hat der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen. Allerdings verliert der Arbeitnehmer durch die Pauschalierung mit 15% die Möglichkeit des Abzugs als Werbungskosten. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber unterstellen, dass der Dienstwagen an 15 Arbeitstagen monatlich (180 Tagen jährlich) zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, wenn der Arbeitnehmer nichts anderes nachweist. Im Falle der Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (0,002%-Regelung) ist die Lohnsteuerpauschalierung anhand der vom Arbeitnehmer erklärten Anzahl der Tage vorzunehmen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 15% zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheben ...

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