Personalcontrolling (Seminarunterlage mit entsprechenden Fallstudien)

In Anlehnung an das Rechnungswesen wird eine Bewertung

und Bilanzierung des Humanvermögens durchgeführt...

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Personal-Controlling Personalcontrolling Das heutige Personal-Controlling ist ein Ergebnis der funktionalen Spezialisierung des gesamten Controllings. In Anlehnung an das Rechnungswesen wird eine Bewertung und Bilanzierung des Humanvermögens durchgeführt. Grundsätzlich kann erst von ''PersonalControlling'' gesprochen werden, wenn eine zielgerichtete Steuerung im Mittelpunkt steht. Das Personal-Controlling ist eine Kernkompetenz der Personalarbeit und ein wesentliches Element des strategischen Managements. Es handelt sich um ein Konzept zur Planung, Kontrolle und Steuerung der sogenannten Human-Ressourcen. Zudem sollen die jeweiligen Personalverantwortlichen die Grundlagen dafür erhalten, um sich in die strategischen Entscheidungsprozesse einzuschalten. Das Personal-Controlling umfasst Maßnahmen zur Beurteilung der Mitarbeiterproduktivität und -qualität, aber auch zur Beurteilung der Qualität der eigentlichen Personalarbeit. Als typische Instrumente kommen Personalportfolios sowie die Personalkostenrechnung zum Einsatz. Personal-Controlling ist eine systematische Gegenüberstellung von Planund Ist-Größen der Sachverhalte, welche die Personalwirtschaft betreffen, sowie, falls erforderlich, die Ableitung von Maßnahmen, um beide Größen auszugleichen. Bewertung von Arbeit Der Produktionsfaktor Arbeit soll auf eine Art und Weise beurteilt werden, so dass zunehmende Kostensenkungserfordernisse berücksichtigt und eingeplant werden können. Aufgaben des Personal-Controlling Informationsaufgaben nehmen eine wichtige Position im PersonalControlling ein. Zielerreichung steht immer im Zusammenhang mit Informationsvorgängen. Jegliche Aktivitäten in diesem Bereich werden von Informationen ausgelöst. Hierdurch soll die personalwirtschaftliche Kontrolle gesichert werden. Dieser Aufgabenbereich umfasst beispielsweise verschiedene Managementaufgaben. Strategische und operative Personalarbeit Das Personal-Controlling teilt sich in den strategischen Bereich und den operativen Bereich. Ziel dieser beiden Richtungen ist es, einen Beitrag zu einer strategischen sowie zielorientierten Personalarbeit zu leisten. Zusätzlich zu den Kernaufgaben dient das Personal-Controlling als Verknüpfung mit dem gesamten Unternehmen und anderen Funktionsbereichen. Dieser Aufgabenbereich beinhaltet die Koordination der Personalplanung mit der Fertigungs-, Absatz- und Beschaffungsplanung, aber auch der Finanz- und Investitionsplanung. Die Planungen des Personalwesens sollten mit der Gesamtplanung der Unternehmung vereinbar sein. Umgekehrt sollte der Faktor Personal eine angemessene Rolle in den Plänen der Unternehmung spielen. Das Personal-Controlling als Brücke zwischen dem Personalbereich und anderen Bereichen nutzt diese vier Komponenten: Verknüpfung von Sozial- und Erfolgszielausrichtung Verbindung zwischen Verhaltens- und Rechnungsorientierung Verknüpfung von operativen und strategischen Gesichtspunkten Verbindung der Gesamtunternehmung mit dem Personalbereich Sicherung, Gewinnung, Förderung und Freistellung von Mitarbeitern. Hierfür werden diverse Werkzeuge der Personalpolitik eingesetzt. Bei dieser Zielart werden wirtschaftliche und soziale Aspekte betrachtet. Zum einen gilt die Wirtschaftlichkeit sowie die Rentabilität als Kriterium für die Effizienz im Personalbereich. Für soziale Gesichtspunkte werden menschliche Erwartungen zusammengefasst. Humanziele vs. Leistungsziele Den Erwartungen eines Mitarbeiters (Humanziel) stehen die Erwartungen des Betriebs (Leistungsziel) gegenüber. Es dürfen hier nicht ausschließlich finanzielle Größen betrachtet werden, auch qualitative Dimensionen der Personalarbeit müssen berücksichtigt werden. Strategisches Personal-Controlling Das strategische Personal-Controlling konzentriert sich auf die Erfassung, Planung und Umsetzung von langfristigen Maßnahmen. Eingliederung des Personalbereichs in die Strategie eines Unternehmens langfristige Planungen im Personalbereich Bewertung der Umsetzung von Strategien in Maßnahmen oder Plandaten unternehmerische Ausrichtung des Personalmanagements Instrumente des strategischen Personal-Controlling Ziel- und Personalplanung Jegliche Steuerung ist nur dann möglich, wenn ein Ziel erkannt wurde und daraufhin eine entsprechende Planung vonstatten geht. Die Personalplanung befasst sich mit der Konzeption aller künftigen personellen Maßnahmen. Früherkennungssysteme Hier müssen alle Bereiche erfasst werden, welche Einfluss auf die Personalarbeit haben könnten. Ziel ist es, auf veränderte Gegebenheiten schnell und angemessen zu reagieren. Beispiele: Neue Technologien stellen neue Ansprüche an die Mitarbeiter bzgl. deren Qualifikation. Die Wertvorstellungen der Mitarbeiter müssen mit denen von Gesellschaft und Politik übereinstimmen. Einbindung der demographischen Entwicklung. Berücksichtigung der wirtschaftlichen Lage (maßgebend für den Bereich der Personalbeschaffung). Human Resource Accounting Es handelt sich hierbei um die sogenannte Humanvermögensrechnung. Grundlage hierfür sind Daten, die aus der Personalstatistik und der Personalstruktur gewonnen werden. Ziel ist es, mittels dem Human Resource Accounting, die Ressource Mensch hinsichtlich ihres monetären Wertes zu evaluieren. Human Resource Portfolio In einem Human-Resource-Portfolio (Personal-Portfolio) werden Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen bildhaft dargestellt. Grundlage für die Erstellung eines solchen Portfolios sind die Leistungen eines Mitarbeiters sowie dessen Befähigung. 4-Felder-PortfolioMatrix nach Odiorne Probleme im Personal-Controlling Der Personalkostenbereich bildet einen sehr großen Teil des Gesamtkostenblocks eines Unternehmens. Deshalb müssen die spezifischen Probleme im Personalbereich mit den Instrumenten des Controllers in Einklang gebracht werden. Der Personalbereich, einer der wichtigsten unternehmerischen Gestaltungsfaktoren, soll transparent dargestellt werden. Hieraus ergeben sich jedoch spezielle Probleme: Datenerhebungsproblem Bedingt durch objektiv nicht evaluierbare Sachverhalte, wie z.B. Innovationskraft, Führungsverhalten oder Unternehmenskultur. Methodenproblem Negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg, verursacht durch verminderte Arbeitsmotivation, können nicht quantitativ gemessen werden. Akzeptanzproblem Die Angst der Arbeitnehmer vor dem ''gläsernen Mitarbeiter''. Bewertung der Tätigkeiten im Personal-Controlling In Abhängigkeit von der Datenverfügbarkeit sowie dem Grad der Steuerungsaktivitäten zeigt sich die Effizienz des Personal-Controllings. Erforderlich hierfür ist eine passende Datenerhebung. Datenverfügbarkeit Steuerungsfunktion und Frühwarnsystem Beratungsfunktion und Informationsversorgung Personal-Controlling als Aufgabe jeder Führungskraft Planungen im Personal-Controlling Sicherung der erforderlichen Daten- und Informationsversorgung Methodenkompetenz des Controllers als Voraussetzung für Transparenzverantwortlichkeit Operatives Personal-Controlling ''Das operative Personalcontrolling (''to do the things right'') beinhaltet die kurz- bis mittelfristige Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Aktivitäten.'' (Human Resources Management, Thema des Monats: Personalcontrolling, Personalkostenplanung, - Analyse von Wirtschaftlichkeits- und Kostenfaktoren (meist Soll-/IstVergleiche der Kosten) - Art und Effizienz von Abläufen und dem Aufbau der Personalwirtschaft (meistens Mitarbeiterbefragungen) Instrumente des operativen Personal-Controllings Im Assessment-Center werden mehrere Teilnehmer von mehreren geschulten Beurteilern beobachtet und analysiert. Meist erfolgen solche Beurteilungsverfahren über mehrere Tage und es finden unterschiedliche Übungen statt. Solche Assessment-Center werden hauptsächlich für die Auswahl von Führungskräften und Führungsnachwuchskräften verwendet. Jedoch können Assessment-Center auch in der Personalbeschaffung und -entwicklung angewandt werden. Assessment-Center liefern Aussagen über das Personalmarketing und dessen Maßnahmen, aufgrund der Bewerberanzahl und deren Fähigkeiten. Außerdem können sie zur Analyse der Personalstrategie hinzugezogen werden. Merkmale des Assessment-Centers Methodenvielfalt Mehrfachbeurteilung Verhaltensorientierung Anforderungsbezogenheit Trennung von Beobachtung und Bewertung Personalbeurteilung Die Personalbeurteilung analysiert und kontrolliert die Leistung des Mitarbeiters und soll für zukünftige Personalentwicklungsmaßnahmen Ansätze liefern. Die Beurteilungsverfahren sollten in regelmäßigen Abständen auf Objektivität, Gültigkeit, Zuverlässigkeit, Ökonomie und Akzeptanz geprüft werden. der Mitarbeiter, erhält ein Feedback über seine derzeitige Leistung und seine Schwachstellen. Dadurch kann er seine zukünftige Leistung verbessern und Schwachstellen durch Schulungen beheben. Durch die analysierten Defizite kann die Personalentwicklungsplanung Weiterbildungsmaßnahmen festlegen. Außerdem können aus den Informationen personalpolitische Maßnahmen getroffen werden, z.B. sollte bei unveränderlich schlechten Personalbeurteilungsergebnissen die Personalstrategie überprüft werden. Um sinnvoll beurteilen zu können, sollten Zielvereinbarungen getroffen werden. Mitarbeiter kennen diese Vereinbarungen Beurteilung wird sachlicher, durch den Soll-Ist-Vergleich von Leistung und den vereinbarten Zielen Mitarbeiterbefragungen Mitarbeiterbefragungen finden meist zwischen Vorgesetzten bzw. Personalabteilung und Mitarbeitern statt. Der Mitarbeiter kann dabei gezielt befragt und beurteilt werden. Wichtig dabei ist eine vertrauensvolle Basis zwischen den Beteiligten. Mitarbeiterbefragungen dienen meist als Feedback für Personalleiter und Führungskräfte. Personalinformationssystem Personalinformationssysteme erlauben eine systematische Sammlung Definition Personalkostenrechnung Die Personalkostenrechnung ermittelt aufgrund der Steuerungs-, Kontrollund Planungsfunktion alle Personalkosten im gesamten Unternehmen. Außerdem hat sie die Aufgabe den errechneten Erfolg der Personalarbeit darzustellen. Kennzahlensysteme Kennzahlensysteme liefern Informationen über wichtige betriebswirtschaftliche Verflechtungen. In dem die unterschiedlichen Kennzahlen richtig kombiniert werden, können für das Unternehmen Aussagen abgeleitet werden, die zur Entscheidungsunterstützung und Wertsteigerung dienen. (Vgl. Mayer, V.: Das strategiefokussierte Wertschöpfungscenter Personal - Der Transformationsprozess des Personalbereichs, dargestellt am Beispiel der Finanzdienstleister, in: Zeitschrift Controlling, Heft 8/9 2002, S. 493-494) Personalstatistik Die Personalstatistik beinhaltet Informationen über die Struktur des Personals in Form von demographischen Merkmalen, wie z.B. die Altersstruktur oder der Frauenanteil im Unternehmen. Zur Auswertung dienen vorliegende Unterlagen, nur bei speziellen Projekten werden Umfragen erhoben. (Vgl. Klimecki, R. und Gmür, M.: Personalmanagement, 2. Auflage Stuttgart 2001, S. 394) Personalbedarf und -struktur Personalbeschaffung Personaleinsatz Personalentwicklung Personalfreisetzung Personalentlohnung Personalkostenplanung und -kontrolle Personalbedarf Es gibt 4 unterschiedliche Personalbedarfsarten: quantitativer: Anzahl der benötigten Arbeitskräfte qualitativer: Qualifikation und Leistungsbereitschaft der benötigten Arbeitskraft zeitlicher: Zeitpunkt, zu dem die Arbeitskräfte benötigt werden räumlicher: Einsatzort / Funktionsbereich der benötigten Arbeitskraft Personalstruktur Behindertenanteil Arbeitsvolumen Arbeitszeit Personalbeschaffung Systematik der Personalbeschaffung Quantitativer Personalbedarf Qualitativer Personalbedarf Personalbedarf Anforderungsgerechte Stellenbesetzung Die Personalbeschaffung hat das Ziel, Mitarbeiter in der erforderlichen Anzahl und mit der erforderlichen Fähigkeit, für den richtigen Einsatzort zur richtigen Zeit zu beschaffen. (Vgl. Schulte, C.: Personal-Controlling mit Kennzahlen, München 1989, S. 12) Bewerber pro Ausbildungsplatz Anzahl Bewerber Anzahl Ausbildungsplätze Personalbeschaffung Personalcontrolling Personaleinsatz Mit dem Personaleinsatz endet die Bereitstellung von Mitarbeitern. Sobald der neue Mitarbeiter seine Stelle antritt, diese dauerhaft beibehält und im Unternehmen sozial und fachlich eingegliedert ist, ist die Personal-bereitstellung erledigt. Leistungsgrad Arbeitsproduktivität Grundzeit Verteilzeit Erholungszeit Vorgabezeit (Minuten) Beobachtete Ist-Leistung Normalleistung Personalentwicklung Durch die Personalentwicklung werden Qualifikationen, Kenntnisse und Verhaltensweisen der Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens und der Mitarbeiter vertieft und erweitert, um eine Steigerung des Qualifikationspotenzials zu erhalten. Um die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter sowie deren Zufriedenheit erfassen zu können, sind für das Personalmanagement die Lern- und Entwicklungsaussichten entscheidend. Entwicklung der Führungskräfte, Aufstiegsplanung Ausbildung Personalentwicklung Fortbildung Ausbildungsquote Anzahl der Bildungsmaßnahmen Gesamtzahl der Bildungsmaßnahmen Struktur der Bildungsmaßnahmen Anzahl der Auszubildenden Personalfreisetzung Bei der Personalfreisetzung wird das Personal reduziert, um eine Überdeckung zu verhindern oder zu korrigieren. Konjunkturschwankungen Mitarbeiter wird nicht entlassen, z.B. Überstundenabbau, Versetzung Externe Freisetzung Fluktuationsrate Freiwillig ausgeschiedene Beschäftigte Durchschnittlicher Personalbestand Schlüter-Formel: Anzahl der Austritte Personalanfangsbestand und Zugänge Sozialplankosten pro Mitarbeiter Personalkosten Umsatz Personalentlohnung Leistungs- und anforderungsgerechte Löhne und Gehälter werden immer beliebter. Diese Vergütungssysteme sollen die Mitarbeiter motivieren, darum müssen sie im Sinne der Unternehmen und der Mitarbeiter gestaltet werden. Grundsätze die ein Vergütungssystem erfüllen sollte: Akzeptanz der Mitarbeiter Motivation ermöglichen Krankheitsquote Lohnformenstruktur Personalkostenplanung und -kontrolle Personalkostenplanung Aus der Lohn- und Gehaltskostenbuchhaltung können die Personalkosten ermittelt werden. Personalzusatzkosten, Gehalts- und Lohnkosten sowie der kalkulatorische Unternehmerlohn bilden zusammen die Personalkosten. Personalzusatzkosten sind z.B. Zulagen, Lohn- und Gehaltsnebenkosten und Prämien. Durch den Vergleich der tatsächlich anfallenden Personalkosten mit den Plankosten kann die Personalkostenentwicklung kontrolliert werden. Dies ist sinnvoll, um Fehlentwicklungen rechtzeitig zu entdecken und zu korrigieren. Personalintensität Personalzusatzkostenquote Personalzusatzkosten Personalkosten für geleistete Arbeit ...

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