In fünf Schritten zum einfachen flexiblen Schichtplan

Schichtpläne werden zur Verteilung der Vertragsarbeitszeiten

immer dann eingesetzt, wenn feststeht, wann gearbeitet werden muss...

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Arbeitszeitberatung In fünf Schritten zum einfachen flexiblen Schichtplan Schichtpläne werden zur Verteilung der Vertragsarbeitszeiten immer dann eingesetzt, wenn zum einen feststeht, wann gearbeitet werden muss, und dieser Bedarf zum anderen so regelmäßig ist, dass er einen ''ewigen'' Schichtplan in dem Sinne gestattet, dass dieser grundsätzlich nur dann geändert werden muss, wenn sich Besetzungsbedarf und/oder Vertragsarbeitszeit deutlich ändern. Beispiel: In einem Kraftwerk sind rund um die Uhr, also an allen Kalendertagen, 8 Arbeitsplätze unterschiedlicher Qualifikation zu besetzen. Gearbeitet wird in drei Schichten von 06:00-14:15 (Frühschicht), 14:00-22:15 (Spätschicht) und 22:00-06:15 (Nachtschicht), so dass stets 15min Übergabezeit gewährleistet sind. Die Pausen werden wie Arbeitszeit bezahlt. Flexibilität ist hier grundsätzlich ''nur'' beim Ausfall von Mitarbeitern erforderlich. Der folgende Beitrag stellt anhand dieses Beispiels den Weg zu einfachen flexiblen Schichtplänen vor. Stellenbedarf ermitteln Zunächst muss der Stellenbedarf ermittelt werden, weil ein Schichtplan ohne ausreichende Personalausstattung nicht funktionieren kann. Dieser kann besonders leicht mit Hilfe der auf der Folgeseite vorgestellten Formel bestimmt werden - und zwar im Einzelnen wie folgt (am besten mit Hilfe eines Taschenrechners): Zunächst ist der Arbeitszeitbedarf pro Woche zu ermitteln. Ermittlung des Personalbedarfs Der tatsächliche Personalbedarf bestimmt sich vor allem unter Berücksichtigung der systemextern (z.B. durch andere Bereiche, Zeitarbeit, Ferienhelfer) abgedeckten Abwesenheitszeiten. der systemintern zu vertretenden Abwesenheitszeiten ermittelt. Nun ist zu entscheiden, ob Abwesenheiten der Mitarbeiter aus dem Schichtsystem heraus vertreten werden sollen und ggf. zu welchem Teil. Beispiel (Fortsetzung): Angesichts der langen Anlernzeiten müssen in unserem Kraftwerk sämtliche Mitarbeiter-Abwesenheiten systemintern vertreten werden. - Die Quote der zu vertretenden Abwesenheitszeiten wird am einfachsten wie folgt jahresbezogen auf Basis einer 5-Tage-Woche ermittelt - in unserem Beispiel auf Grundlage dieser Annahmen. Zahl der Schichtteams festlegen Arbeit nach einem Schichtplan bedeutet Arbeit in Teams, wobei die Festlegung der Zahl der Schichtteams enorme Auswirkungen auf den Schichtplan hat (siehe unten Schritt 3). Praktisch bedeutet dies, dass überlegt werden muss, auf wie viele Teams der oben ermittelte Personalbedarf (in unserem Beispiel waren dies 46,09 Stellen) aufgeteilt werden soll. Dabei empfehle ich die Beachtung der folgenden Faustregeln: Es sollte mindestens so viele Teams geben wie Schichten pro Tag (in unserem Beispiel also mindestens 3). Allerdings wird im voll besetzten 7-TageBetrieb (wie in unserem Beispiel) mangels akzeptabler Schichtpläne z.B. für 3 Schichtteams bei 3 Schichten pro Tag jeweils ein Team mehr benötigt, in unserem Beispiel sind es also mindestens 4. Die Zahl der Mitarbeiter pro Team sollte die Zahl der gleichzeitig zu besetzenden Arbeitsplätze (in unserem Beispiel 8) nicht unterschreiten. Passende Schichtpläne entwickeln Nun ist für jede der in Frage kommenden Team-Konstellationen mindest ein passender Schichtplan zu entwickeln. Dabei stelle ich im Folgenden nur einfache kalenderwochenbasierte Schichtpläne vor, deren Zyklus der Zahl der Schichtteams entspricht - also jeweils einen 4-, 5- bzw. 6-Wochen-Plan. Schichtplangestaltung besteht dann ''lediglich'' darin, diese Schichten und freien Tage unter Berücksichtigung der obigen Empfehlungen (und natürlich im Rahmen der gesetzlichen und ggf. tarifvertraglicher Bestimmungen) in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, wobei aus den vier Zeilen die vier Schichtplan-Wochen werden, in denen jeweils eines der vier Schichtteams beginnt. Dieser Schichtplan weist maximal 4 Nachtschichten in Folge auf, ausreichend Flexible Schichtpläne müssen von Zeitkonten begleitet werden. Daher muss deren Nulllinie festgelegt werden, die der genauen Erreichung der Vertragsarbeitszeit entspricht. Dazu wiederum muss die Vertragsarbeitszeit im Schichtplan auf die schichtplanmäßigen Arbeitstage verteilt werden ...

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