Fragen und Antworten zur Personalakte

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht,

seine Personalakte auf Verlangen einsehen zu können.

Hierzu kann das Unternehmen feste Sprechstundenzeiten festlegen...

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Fragen und Antworten zur Personalakte Frage: Was ist eine Personalakte? Antwort: Der Begriff der Personalakte ist weit gefasst. Es ist weder die Form, noch der Inhalt gesetzlich vorgeschrieben. Demzufolge ist eine Personalakte eine, zumeist schriftliche, Zusammenstellung von Unterlagen über einen Arbeitnehmer. Frage: Hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte? Antwort: Ja. Zwar ist ein Unternehmen nicht verpflichtet, jedem Arbeitnehmer die Personalakte in regelmässigen Abständen zur Einsicht vorzulegen, doch hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte auf Verlangen einsehen zu können. Hierzu kann das Unternehmen feste Sprechstundenzeiten festlegen. Frage: Wer außer dem betroffenen Arbeitnehmer darf Einsicht in die Personalakte nehmen? Antwort: Neben dem betroffenen Arbeitnehmer haben nur der Firmeninhaber, Geschäftsführer und direkte Vorgesetzte ein Recht, die Personalakte einzusehen. Frage: Darf ein Arbeitnehmer zur rechtlichen Unterstützung dritte Personen bei der Einsicht der Akte hinzuziehen? Antwort: Ja. Insbesondere Betriebsratsmitgliedern dürfen zur Unterstützung hinzugezogen werden. Frage: Ist es zulässig, den Inhalt der Personalakte in mehreren Akten aufzubewahren? Antwort: Hierbei sind zwei Dinge zu unterscheiden: 1. Das Anlegen einer Zweitakte, also einem Duplikat der Originalakte. Dies ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und falls vorhanden, des Betriebsrats zulässig. 2. Das Auslagern von Teilen der Akte ist nur statthaft, wenn es aus zwingenden organisatorischen Gründen nicht anders möglich ist. Für diesen Fall muss aber der Aufenthaltsort des ausgelagerten Aktenteils in der Originalakte festgehalten sein. Frage: Nach welchem Zeitraum haben Arbeitnehmer das Recht, Abmahnungen aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen? Antwort: Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt/Main haben Arbeitnehmer dieses Recht nach zweieinhalb Jahren (ArbG Frankfurt/Main, Az. 6 Ca 7219/98). Frage: Darf eine Personalakte ergänzt werden, ohne dies dem betroffenen Mitarbeiter mitzuteilen? Antwort: Ja, dies ist zulässig. Aber als Arbeitnehmer hat man das Recht auf Einsicht in die Personalakte und kann gegebenenfalls die Entfernung eines Schriftstückes verlangen ...

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