Info zur Personalakte Nr. 3

Fragen zur Personalakte? Was Sie über Ihre Personaldaten wissen sollten...

Publikation öffnen

- Personaldatenschutz Fragen zur Personalakte? Was Sie über Ihre Personaldaten wissen sollten! - Hinweise für Beamtinnen und Beamte des Landes Niedersachsen Rechtsgrundlagen: § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG), ergänzt durch die §§ 88 ff. des Niedersächsischen Beamtengesetzes (NBG) sowie die Bestimmungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) Was ist der Unterschied zwischen Personaldaten und Personalaktendaten? Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Besoldungsblätter, Urlaubsanträge. Ihr Dienstherr darf viele Daten, die Ihre Person betreffen, verarbeiten (Personaldaten), aber nicht alle dürfen in der Personalakte aufgenommen werden (Personalaktendaten). Themen wie geplanter Jobwechsel, Kinderwunsch oder Hinweise, mit welchen Kolleginnen oder Kollegen Sie Kontakte haben, gehen den Dienstherrn nichts an und haben in den Personalunterlagen nichts verloren. Rechtsgrundlage: § 50 S. 2 BeamtStG, § 88 Abs. 1 und § 88 Abs. 2 S. 1 NBG, Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Veröffentlichungen: Infoblatt des Datenschutzbeauftragten für das Land Mecklenburg-Vorpommern zu Personalakten und Personalaktendaten, Internet: http://www.lfd.m-v.de/dschutz/informat/infoblae/persakte.html Was darf die Personaldienststelle zur Personalakte nehmen? In die Personalakte darf alles aufgenommen werden, was mit Ihrem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang steht (z.B. Urlaubsanträge oder Krankmeldungen). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, sowie Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Rechtsgrundlage: § 50 S. 2 BeamtStG , § 88 Abs. 2 S. 1 NBG Darf der Dienstherr auch so genannte Nebenakten führen? Unter bestimmten Voraussetzungen ist dies zulässig: Ist die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde oder sind mehrere personalverwaltende Behörden für die Beam tin oder den Beamten zuständig, so dürfen Nebenakten (Unterlagen, deren Inhalt sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befindet) als weitere Personalakte geführt werden, die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. Rechtsgrundlage: § 88 Abs. 3 S. 3 NBG Veröffentlichungen: Kommen auch Gesundheitsunterlagen in die Personalakte? Grundsätzlich ja. Hierbei ist zu beachten: Unterlagen über Beihilfen sind grundsätzlich als Teilakte der Personalakte zu führen und von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Von Unterlagen über psychologische Untersuchungen und Tests, die in Bewerbungsverfahren durchgeführt wurden, dürfen nur die Ergebnisse in der Personalakte aufgenommen werden NBG. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es unzulässig, diverse medizinische Unterlagen wie z.B. Krankmeldungen, Beihilfeunterlagen oder (amts-)ärztliche Untersuchungsunterlagen in denselben Teil der Personalakte zusammen zu fassen. Medizinische Aktenbestände sind (auch in der Altregistratur oder in Archiven) nicht zu vermengen und dürfen nicht zu einem späteren Zeitpunkt zu anderen Zwecken beigezogen werden (Zweckbindungsprinzip). Rechtsgrundlage: § 50 S. 2 BeamtStG, § 88 Abs. 2 S. 3, letzter Halbsatz und § 89 S. 1 und S. 2 NBG i. V. m. § 10 NDSG Wer hat Zugang zu meiner Personalakte? Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die von der zuständigen Stelle mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, wie z.B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personaldienststelle. Rechtsgrundlage: § 50 S. 3 BeamtStG, § 88 Abs. 4 NBG Internet: http://www.lfd.m-v.de/dschutz/taetberi/tb5/5_313.html Wer darf meine Personalakte außerdem lesen? In erster Linie natürlich Sie selbst. Außerdem von Ihnen Bevollmächtigte (z.B. ein Mitglied des Personalrats oder ein Anwalt) soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und deren Bevollmächtigte. Wann und wo Sie Einsicht nehmen dürfen, legt jedoch die personalaktenführende Dienststelle fest. Rechtsgrundlagen: § 50 S. 3 BeamtStG, § 91 Abs. 1, 2 und 4 sowie Abs. 3 Satz 1 NBG (vgl. § 3 Abs. 5 TVöD, § 3 Abs. 6 TV-L) Vgl. 19. Tätigkeitsbericht des Unabhängigen Datenschutzzentrums Schleswig-Holstein 1997, Nr. 4.11.2, Darf ich Unterlagen aus meiner Personalakte herausnehmen? Nein. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können für Sie aber (evtl. gebührenpflichtige) Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt werden. Ihnen ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu Ihrer Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen. Rechtsgrundlage: § 91 Abs. 3 Satz 2 NBG Können Inhalte meiner Personalakte auch wieder gelöscht werden? Ja, im NBG sind alle Fälle aufgelistet, in denen Sie verlangen können, dass bestimmte Einträge sofort oder nach einer festgelegten Frist vernichtet werden. Rechtsgrundlage: § 93 NBG Was hat die Personaldienststelle zu beachten? Personalakten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Meine Empfehlungen lauten, dass vertrauliche Gespräche nicht in Großraumbüros, sondern in gesonderten, geschlossenen (Einzelberatungs-)Räumen zu führen sind, Aktenschränke mit Personalakten sind bei Abwesenheit / nach Dienstschluss abzuschließen sind, passwortgeschützte Zugänge zum Computer sowie Bildschirmschoner mit kurzer Aktivierungszeit selbstverständlich sind, Personaldaten nicht über den Papierkorb zu entsorgen sind, sondern in den Aktenvernichter gehören. Rechtsgrundlage: § 50 S. 3 BeamtStG ...

Publikation öffnen